Contactbeheer

Aan de hand van deze handleiding zal worden uitgelegd wat contactbeheer in ActiveCampaign inhoudt en welke mogelijkheden je hebt binnen contactbeheer. In dit artikel worden de verschillende functies uitgelegd en kun je lezen hoe je gebruik kunt maken van bepaalde functies.

Contact

In ActiveCampaign is een Contact of contactpersoon een uniek e-mailadres. Het aanmaken van een “Contact” kan met alleen een e-mailadres. Voor het aanmaken van een “Contact” zijn geen andere gegevens nodig en het is niet mogelijk om een nieuw “Contact” aan te maken zonder e-mailadres.

Als een “Contact” met een e-mailadres is aangemaakt, dan is dit een enkel “Contact”. Het maakt niet uit aan hoeveel lijsten de contactpersoon is toegevoegd. Er worden dan ook alleen kosten in rekening gebracht voor “Contacts” die actief worden gebruikt in ActiveCampaign. “Contacts” die zijn uitgeschreven van lijsten of niet volledig zijn worden hierin dus niet meegerekend.

Contacts Overview

In het scherm “Contacts Overview” zie je de contactpersonen. Dit scherm is te openen door aan de linkerkant in het navigatiemenu op “Contacts” te klikken bij het logo met twee poppetjes zoals in de afbeelding hieronder is te zien. In dit overzicht is het mogelijk om contactpersonen te doorzoeken en te sorteren in bepaalde lijsten. In “Contacts Overview” wordt het grootste deel van contactbeheer gedaan.

Je kunt afzonderlijk zoeken en sorteren op contacten, maar je kunt ook een groep met contacten doorzoeken, bewerken of meervoudige zoekopdrachten uitvoeren. Dit zijn zoekopdrachten die aan meerdere criteria voldoen. Als je op een naam of op een e-mailadres bij een “Contact” klikt, dan wordt het contact bestand geopend.

Contact Record

Het “Contact Record” is het bestand waarin alle gegevens van een contactpersoon staan. Alle gegevens die over een bepaalde contactpersoon beschikbaar zijn komen hier samen en worden georganiseerd. Vanuit “Contact Record” kun je als gebruiker de gegevens en informatie omtrent de contactpersoon bewerken, toevoegen of verwijderen. Er zijn verschillende functies die je hiervoor kunt gebruiken.

Het is bijvoorbeeld mogelijk om een contactpersoon toe te voegen aan een lijst of deze te verwijderen uit een lijst. Daarnaast kun je een “Automation” starten waaraan de contactpersoon moet worden toegevoegd en is het mogelijk om labels aan het “Contact Record” te koppelen. Vanuit een “Contact Record” kun je ook de activiteiten van de contactpersoon bekijken, taken aanmaken en notities toevoegen.

Functies en mogelijkheden

Je hebt binnen ActiveCampaign verschillende functies en mogelijkheden die je kunt gebruiken voor het bewerken en bekijken van contacten. Dit kan allemaal gedaan worden in een “Contact Record”. Hieronder zullen de verschillende functies en mogelijkheden die je hiervoor kunt gebruiken toegelicht worden.

Kolommen filteren, sorteren of aanpassen

In het overzicht met contacten, “Contact Overview”, worden alle contactpersonen getoond. De lijst met “Contacts” die je daar ziet kan worden gefilterd en gesorteerd. Zo wordt het mogelijk om aan de hand van bepaalde criteria een selectie van contactpersonen te maken.

Je kunt bijvoorbeeld filteren op de lijst waar een contactpersoon zich in bevindt, labels die aan contactpersonen hangen en de status van een “Contact”. De statussen die aan een contactpersoon kunnen hangen zijn “Confirmed”, “Unconfirmed”, “Unsubscribed” en “Bounced”. Het is ook mogelijk om extra kolommen te tonen door rechts bovenin de hoek van de contactenlijst op het tandwiel te klikken, zoals in de afbeelding hieronder te zien is.

Zoeken

Door gebruik te maken van de zoekfunctie is het mogelijk om één contactpersoon op te zoeken. Dit kan nodig zijn om gegevens betreffende de contactpersoon aan te passen of toe te voegen. Het is ook mogelijk om de contactpersoon die je met deze functie hebt gezocht uit lijsten te verwijderen of toe te voegen aan een “Automation”. Maak voor het zoeken naar losse “Contacts” gebruik van de zoekfunctie rechts boven de contactenlijst. Je kunt dan zoeken op naam of op e-mailadres van een contact.

Geavanceerd zoeken

Het kan voorkomen dat je wilt zoeken naar een groep met “Contacts” die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Als je wilt weten welke personen er bijvoorbeeld een bepaald product via de website van jouw bedrijf hebben gekocht dit in een specifieke regio van het land wonen, dan kun je gebruik maken van de “Advanced Search”. Klik om bij de geavanceerde zoekfunctie te komen op “Search Contacts” en vervolgens op “Advanced Search” dat doordeze actie verschijnt zoals hieronder in de afbeelding te zien is.

Geavanceerde zoekfunctie

Met de geavanceerde zoekfunctie is het mogelijk om te filteren en sorteren op specifieke groepen met contactpersonen. Er zijn talloze voorwaarden die je kunt gebruiken om een specifieke geavanceerde zoekopdracht uit te voeren. Wil je meerdere voorwaarden toevoegen aan de zoekfunctie, voeg dan meerdere criteria toe. Hiervoor kun je klikken op “+ Add another condition”. Je kunt meerdere voorwaarden toevoegen en gebruik maken van de functies “AND” en “OR”. Met de “AND” functie zoek je naar contactpersonen die aan een combinatie van de gestelde voorwaarden voldoen, met de “OR” functie zoek je naar contactpersonen die aan één van de voorwaarden voldoen.

Websitebezoeken

Er zijn honderden mogelijkheden die je met de geavanceerde zoekfunctie kunt gebruiken voor het vinden van contactpersonen. Een aantal van deze opties zijn het aantal bezoeken van een contactpersoon aan de website, het aantal keer dat er op een specifieke link uit een mailing is geklikt, specifieke contactgegevens, locatie van de contactpersoon, het apparaat dat door de contactpersoon is gebruikt, op welke manier de gegevens van de contactpersoon bij jou in ActiveCampaign terecht zijn gekomen en nog veel meer.

Zoekopdracht opslaan

Als je een zoekopdracht hebt gedaan die aan verschillende voorwaarden voldoet en hier later nog eens gebruik van wilt maken, dan kan deze worden opgeslagen. Op die manier kun je in het vervolg direct opnieuw gebruik maken van de zoekopdracht die aan dezelfde voorwaarden voldoet om bijvoorbeeld snel een mailing te kunnen versturen naar een selecte groep met contactpersonen.

Bulk Editor

In de “Bulk Editor” kun je complete groepen met contactpersonen bewerken. Hiermee kun je veel tijd besparen omdat je bijvoorbeeld labels aan een complete groep kunt toevoegen of verwijderen. Het is ook mogelijk om contactpersonen in één keer in of uit te schrijven voor een lijst en toe te voegen of te verwijderen uit een “Automation”. Als je met behulp van “Advanced Search” een selectie van contactpersonen hebt gemaakt, dan kun je gebruik maken van de “Bulk Editor” om de acties toe te passen zonder dat je elk “Contact Record” afzonderlijk bij langs hoeft te gaan. Gebruik maken van de “Bulk Editor” kan door de volgende stappen te volgen:

• Ga links in het navigatiemenu naar “Contacts”.

2. Vink nu de contactpersonen aan die je wilt bewerken met de “Bulk Editor”.

3. Klik nu op de knop “Edit”. Als je hierbij op de knop “Edit All” klikt, dan kun je tegelijkertijd alle contactpersonen aanpassen.

4. De “Bulk Editor” wordt nu geopend waarin je onder het kopje “Actions” verschillende opties kunt gebruiken om de contacten die je eerder geselecteerd hebt te wijzigen.

5. Pas de functies toe die je wilt gebruiken voor de groep met geselecteerde contactpersonen. Klik vervolgens op “Apply Changes” en bevestig de wijzigingen nogmaals in het venster dat vervolgens wordt geopend. Je krijgt nu een bericht dat de wijzigingen succesvol zijn aangebracht.

Tags beheren

Contactpersonen kunnen in ActiveCampaign worden voorzien van labels of “Tags”. Met deze labels is het eenvoudiger om contactpersonen te zoeken, te sorteren en te ordenen. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van “Tags” om informatie aan een contactpersoon toe te voegen.

Om gebruik te maken van “Tags” kies je voor de optie “Manage Tags”. Hiermee kunnen labels worden samengevoegd of kan het doel van een bepaald label worden omschreven. Je komt in de “Tag Manager” door in het scherm van “Contact Overview” de keuzelijst met het pijltje naast “Manage Scoring” te openen en de optie te kiezen.

Aangepaste velden

Met aangepaste velden of “Custom Fields” kun je in ActiveCampaign extra informatie over contactpersonen opslaan. De aangepaste velden kun je zelf aanmaken als aanvulling op de standaard velden die aanwezig zijn in de software. Je kunt een onbeperkt aantal aangepaste velden aanmaken en toevoegen. Hiermee wordt het mogelijk om op verschillende manieren informatie van contactpersonen te krijgen. Je kunt gebruik maken van verschillende soorten “Custom Fields” die in de afbeelding hieronder worden getoond.



Het is ook mogelijk om “Custom Fields” toe te voegen via een “Contact Record”. Dit kan door gebruik te maken van de groene knop met “Add Field” zoals hieronder in de afbeelding te zien is.

Contact Scoring

Door gebruik te maken van “Contact Scoring” kun je punten toekennen aan contactpersonen die bepaalde activiteiten uitvoeren. Heeft een contactpersoon een product gekocht dan krijgt hij of zij een bepaald aantal punten. Zo kun je voor verschillende criteria punten toekennen. Heeft een contactpersoon meerdere punten of punten gekregen op verschillende vlakken, dan kun je hiervan gebruik maken en gericht een mailing doen.

Deze functie maakt het vooral voor marketing en verkoop afdelingen eenvoudig om de betrokkenheid van een contactpersoon bij het bedrijf te meten. Voor het inzien en beheren van “Contact Scoring” klik je op de knop “Manage Scoring” in de pagina met het contacten overzicht. Daar kun je verschillende voorwaarden toevoegen waaraan een contactpersoon moet voldoen om punten te verdienen.

Contactgegevens uit een database

Wil je bestaande contactgegevens uit een database importeren, maak dan gebruik van de optie “Database Sync”. Deze optie kun je vinden als je het pijltje naast “Manage Scoring” aanklikt. Het is dan mogelijk om contactgegevens te importeren uit een MySQL-, MSSQL- of PostGreSQL-database. Deze functie is alleen beschikbaar als je gebruik maakt van ActiveCampaign met een Plus account.

Beheren van uitsluitingen

Omdat je niet altijd naar alle groepen een mailing wilt verzenden, kun je gebruik maken van uitsluitingen of “Exclusions”. Dit kan het geval zijn als je contactpersonen hebt waarvan je niet genoeg relevantie informatie hebt ontvangen om gericht mee te kunnen werken. Deze contactpersonen kunnen worden uitgesloten door gebruik te maken van de “Exclusion” functie in ActiveCampaign. Deze functie is te vinden onder “Contacts”. Je kunt gebruik maken van deze functie door het doorlopen van de volgende stappen:

Meerdere contacten uitsluiten

• Ga naar de functie “Manage Exclusions” onder “Contacts” in ActiveCampaign.

2. Ga naar “Contacts” en klik op “Import” rechts bovenin het scherm.

 

3. Kies het bestand dat je wilt gebruiken om de contactpersonen te importeren of kopieer en plak de contacten zoals hieronder te zien is.

 

4. Kies welke lijsten je wilt uitsluiten voor de geselecteerde contactpersonen. Wil je ze uitsluiten voor alle lijsten, dan kun je deze stap overslaan.

5. Selecteer nu onder “Import Options” de functie “Import As Excluded”.

 

6. Klik tot slot op de groene knop met “Import Now”. Wil je de lijst met uitgesloten contacten bekijken, klik dan onder “Contacts” op “Manage Exclusions”.

Enkel contact uitsluiten

• Ga naar de functie “Manage Exclusions” onder “Contacts” in ActiveCampaign.

2. Type vervolgens het e-mailadres van de contactpersoon die je wilt uitsluiten voor één of meerdere lijsten en selecteer voor welke lijsten je de contactpersoon wilt uitsluiten. Klik vervolgens op “Add” om de instellingen af te ronden.

Uitsluitingen verwijderen

• Als je contacten wilt verwijderen uit één of meerdere lijsten met uitsluitingen, dan selecteer je de betreffende contacten en klik je op “Delete Selected”.

2. Klik vervolgens op “OK” om de contactpersonen uit de lijst met uitsluitingen te verwijderen.

Uitvoeren van Batch Actions

Door gebruik te maken van “Batch Actions” kun je één actie uitvoeren voor een grote groep met gegevens. Je kunt “Batch Actions” gebruiken voor het verwijderen van meerdere e-mailadressen tegelijkertijd, het verwijderen van alle “Unconfirmed Contacts”, het verwijderen van alle “Unsubscribed Contacts”, het verwijderen van alle “Bounced Contacts”, het verwijderen van alle “Contacts” uit een lijst of het verwijderen van meerdere e-mailadressen tegelijkertijd uit een lijst met uitsluitingen. Om gebruik te maken van de optie “Batch Actions” ga je naar “Contacts” in de menubalk aan de linkerkant van het scherm. Daar kies je voor de functie “Perform Batch Actions” om in het scherm te komen waar je deze acties kunt uitvoeren.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Contactpersonen beheren in ActiveCampaign
• Campagnes in ActiveCampaign
• ActiveCampaign Formulieren