Page content

Wat zijn “Automations”?

Wat zijn “Automations”?

Een “Automation” is een automatisering in ActiveCampaign. Een automatisering is een aaneenschakeling van taken die automatisch in werk worden gezet als reactie op de voorgaande taak. Deze reeks wordt in werking gezet door een trigger.

In deze handleiding wordt toelichting gegeven over de “Automations” in ActiveCampaign en het gebruik hiervan.

Wat zijn “Automations”?

Een “Automation” of automatisering is een reeks van taken die aan elkaar gekoppeld zijn en ondersteunen in bedrijfsprocessen. Je kunt dit zien als een lopende band waaraan verschillende machines samenwerken om één product te maken. In ActiveCampaign worden deze gebeurtenissen “Actions” genoemd. Zodra je een “Automation” activeert wordt als het ware de lopende band en het proces in werking gezet.

Een actieve “Automation” wordt continu uitgevoerd totdat je deze zelf stopt of verwijdert. Je kunt zoveel mogelijk “Automations” aanmaken als dat je zelf wilt en hier bepaalde functies en acties aan toevoegen. Door de processen zoveel mogelijk te automatiseren maak je het werk voor jezelf een stuk eenvoudiger.

Het grotere geheel

Het is belangrijk om tijdens het leren van de functies van ActiveCampaign het grotere geheel in beeld te blijven houden. Hierdoor krijg je de context duidelijk voor ogen en je ziet hoe de hulpmiddelen van de software samenwerken met elkaar om tot één bepaald resultaat te komen. Automatisering kan voor de marketing en verkoop van het bedrijf werken op micro- en macroniveau.

Met een “Automation” kan de interactie met contacten na bijvoorbeeld een aankoop worden gestart. Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van een “Automation” waarmee aangepaste velden van een contactpersoon worden bijgewerkt naar aanleiding van een bepaalde activiteit. Voor een groter proces kun je ook gebruik maken van meerdere “Automations”, als het ware meerdere assemblagelijnen aan de lopende band.

Hiermee is het ook mogelijk om één groot proces volledig te automatiseren. Probeer het wel eenvoudig voor jezelf te houden.

Aan de lopende band

Voordat een proces geautomatiseerd kan worden moet een contactpersoon worden toegevoegd aan de lopende band in het proces. Om dit te kunnen doen moet de contactpersoon voldoen aan de voorwaarden die je hebt ingesteld om onderdeel te kunnen worden van de “Automation”. Hiervoor kun je een “Start Trigger” toevoegen als voorwaarde om op de lopende band terecht te komen.

Deze trigger is de aanleiding om het geautomatiseerde proces in werking te zetten. In de afbeelding hieronder zijn 20 verschillende soorten “Start Triggers” te zien waaruit je kunt kiezen. Deze triggers worden in werking gezet zodra een contactpersoon een bepaalde actie heeft gedaan. Hierdoor wordt de contactpersoon opgenomen in een lijst worden of eruit verwijderd.

Als de actie plaatsvindt, dan is de contactpersoon toegevoegd aan de start van de lopende band. Voorbeelden van acties zijn het klikken op een link in een ontvangen e-mail, aanmelden via een formulier of bijvoorbeeld het antwoorden op een bericht.

Samengepakte “Action”

Een “Automation” vervoert niet alleen de gegevens van een contactpersoon, er wordt ook actie ondernomen. Net als aan een lopende band worden er ook aanpassingen en toevoegingen gedaan tussen punt A en punt B. Een “Automation” moet dus worden voorzien van bepaalde acties waardoor er waarde aan het eindproduct kan worden toegevoegd. Contactpersonen moeten daarom bepaalde acties voltooien om verder te komen in het geautomatiseerde proces.

In sommige gevallen moet de contactpersoon hier zelf iets voor doen, in andere gevallen wordt de actie door ActiveCampaign verzocht. Het laatste is vaak voor organisatorische doeleinden bedoeld. Je kan “Actions” aanmaken die een connectie maken met contactpersonen en berichten verzenden, contactpersonen onderverdelen in segmenten en het bijwerken van contactgegevens. Er zijn vier categorieën met acties waaruit je kunt kiezen.

“Sending Options”

Met deze actie kunnen alleen berichten worden verzonden zoals een e-mail of een SMS. Daarbij is het mogelijk om maximaal 5 e-mailadressen te selecteren voor de optie “Notify Someone” zodra een contactpersoon op een bepaald punt aan de lopende band is belandt.

“Conditions and Workflow”

In deze categorie vallen de acties die de route van een contactpersoon bepalen via een “Automation”. Je stelt hier in aan welke voorwaarden er voldaan moet worden om in de “Automation” terecht te komen en welke richting op de lopende band de gegevens worden gestuurd.

Je kunt hier ook de “Wait” actie toevoegen die de voortgang van de contactpersoon op de lopende band pauzeert voor een bepaalde tijd of totdat de contactpersoon aan de juiste voorwaarden voldoet om verder ter gaan. Hiermee wordt het mogelijk om berichten op het juiste moment te verzenden. Deze categorie kan ook worden gebruikt om de het segmenteren in ActiveCampaign op te heffen.

Met de functie “If/Else” wordt het scherm met de “Segment Builder” van ActiveCampaign geopend. Hiermee kun je contactpersonen onderverdelen in segmenten. Je kan daarvoor ook gebruik maken van de “Split” functie in het programma. Met die functie wordt de “Automation” niet alleen opgedeeld volgens de voorwaarden die je hieraan stelt, maar wordt ook de beste route uitgestippeld voor de contactpersoon.

Verder kun je onder de “Conditions and Workflow” categorie de plek van een contact in een “Automation” bepalen door ze te verplaatsen, ze toe te wijzen aan een nieuwe “Automation” of de automatisering voor een contact te beëindigen. Met de functie “Goals” onder dit tabblad kunnen contacten eenvoudig verplaatst worden naar een volgende stap als er eerder aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Hierdoor ontvangen ze geen overbodige e-mails als zij bijvoorbeeld een stap verder zijn in het proces door acties die ze hebben uitgevoerd.

“Contacts”

Onder de categorie “Contacts” kunnen contactgegevens automatisch worden bijgewerkt. Hier kun je contactpersonen toevoegen of verwijderen uit lijsten, de waarden van aangepaste velden wijzigen en labels toevoegen of verwijderen. De contacten zorgen er uiteindelijk voor met de acties die zij uitvoeren, dat de database met klantgegevens bijgewerkt is. Hierdoor kunnen nieuwe “Automations” gebruik maken van de bijgewerkte gegevens.

“CRM”

In de laatste categorie “CRM” krijg je de processen die er zijn te zien. Hiermee kan eenvoudig de voortgang van contactpersonen worden bekeken en beheerd. De acties onder “CRM” kunnen worden gebruikt om bepaalde gegevens in het aanwezige CRM systeem te wijzigen zodat deze gegevens ook up-to-date zijn.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

    Comment Section

    0 reacties op “Wat zijn “Automations”?

    Plaats een reactie


    *