Page content

ActiveCampaign Deals & CRM

“Deals” CRM in ActiveCampaign

Onder het tabblad “Deals” in ActiveCampaign vind je de uitgebreide mogelijkheid om gebruik te maken van het CRM systeem in het programma. Deze functie is alleen beschikbaar wanneer je gebruik maakt van Small Business en Enterprise. Met dit CRM systeem is het mogelijk om verkoopprocessen te automatiseren en te beheren. Niet alleen verkoopprocessen maar ook andere bedrijfsprocessen kunnen met dit systeem beheert worden, zowel intern als extern. Deze handleiding richt zich uitsluitend op het gebruik van CRM als verkoopinstrument voor jouw bedrijf.

“Pipelines”, “Stages” en “Deals”

Het CRM gedeelte van ActiveCampaign is opgedeeld in 3 onderdelen. Dit zijn “Pipelines”, “Stages” en “Deals”. We zullen toelichten wat deze onderdelen zijn en welke functies je hiervan kunt gebruiken.

“Deals”

In ActiveCampaign zijn “Deals” dat onderdeel van CRM dat gebruikt wordt om contactpersonen over te halen tot het kopen van producten. “Deals” zijn hierbij de contactpersonen die van inactief actief zijn geworden en als het ware in de pijpleiding (“Pipeline”) zitten om klant te worden. Hierbij moet duidelijk worden gedefinieerd op basis van welke criteria een “Deal” gegenereerd kan worden. Gebruik maken van dit onderdeel in ActiveCampaign is dan ook de meest effectieve manier om contactpersonen te selecteren en te kwalificeren voor aanbiedingen. Vaak worden contactpersonen als potentiële klant gezien door punten toe te kennen aan de hand van bepaalde acties die door de contactpersoon zijn uitgevoerd. Er zijn meerdere mogelijkheden om aan klanten te komen. In ActiveCampaign kun je contactpersonen in de “Segment Builder” als potentiële klanten kwalificeren op verschillende manieren. zodra er een “Deal” is gemaakt wordt de contactpersoon toegewezen aan een interne werknemer die de voortgang van de “Deal” kan monitoren.

“Pipelines”

De “Pipelines” of pijpleidingen zijn de bedrijfsprocessen binnen jouw bedrijf. Dit zijn voornamelijk de bedrijfsprocessen die te maken hebben met de verkoop en marketing van producten of diensten binnen het bedrijf. Een verkoop pijpleiding is bijvoorbeeld voorzien van knoppen waarop staat: “Meld je aan” of “Koop product”. Deze functies vertegenwoordigen de start van een compleet proces waarbij een contactpersoon van inactief naar actief gaat en een potentiële klant wordt. Het is hierbij mogelijk om verschillende “Pipelines” naast elkaar te hebben, zoveel als je maar wilt. Door gebruik te maken van verschillende “Pipelines” vergroot je de kans op het binnenhalen van nieuwe klanten.

“Stages”

Een “Pipeline” is opgebouwd uit “Stages” of stadia. Als de pijplijnen binnen het bedrijf processen zijn, dan zijn deze stadia de stappen die moeten worden doorlopen om de processen te kunnen voltooien. In de meeste gevallen gaat het dan uiteindelijk om het sluiten van een deal doormiddel van verkoop. Voorbeelden van “Stages” zijn: “Need To Contact”, “Currently In Contact” en “Send Proposal” zoals in de afbeelding hieronder te zien is. Klik je op de functie “Add Stage” in de linker bovenhoek, dan heb je de mogelijkheid om een “Stage” aan te maken.

Je kunt schakelen tussen verschillende “Pipelines”, zoeken naar “Pipelines” en nieuwe “Pipelines” toevoegen door gebruik te maken van de knop “Pipelines” in de linkerbovenhoek van het CRM. Als je een “Pipeline” maakt geef je deze een naam en kies je voor het soort valuta dat hieraan gekoppeld moet worden. Je bepaald dan ook of er “Deals” aan de “Pipeline” toegevoegd moeten worden. Deze kunnen ook automatisch worden toegewezen via werknemers die intern van het systeem gebruik maken of automatisch worden toegewezen aan een bepaald team met werknemers. Het is ook mogelijk om deze automatische toewijzing uit te schakelen. Bij het maken van een “Deal” kan er worden geselecteerd welke gebruiker verantwoordelijk is voor de betreffende “Deal”. Er kan ook voor de functie “Auto” worden gekozen, waarbij de “Deal” automatisch aan een gebruiker wordt toegewezen.

Samenvattend zijn “Deals” dus de potentiële klanten van jouw bedrijf. In het CRM van ActiveCampaign kun je eenvoudig zien in welke “Stage” van de “Pipeline” de “Deal” zich bevindt. Op dezelfde manier is het ook mogelijk om in de lijst te filteren en de status te bekijken van “Deals”. Een “Open Deal” is een “Deal” die actief is. “Won Deals” zijn aan het einde van de pijplijn belandt en afgerond door middel van bijvoorbeeld een verkoop. “Lost Deals” zijn dan weer de potentiële klanten die niet verder zijn gegaan in het proces maar wel in de pijpleiding hebben gezeten.

Aanmaken en weergeven van “Deals”

Als gebruiker van ActiveCampaign bepaal jij of een andere gebruiker de criteria waaraan contactpersonen moeten voldoen om ze in een bepaalde fase van de pijpleiding toe te laten. Zodra een contactpersoon aan deze criteria voldoet, wordt een “Deal” aangemaakt om de mogelijkheden voor het binnenhalen van een klant te verzorgen. Het is mogelijk om handmatig “Deals” aan te maken of om dit automatisch te laten doen. In het laatste geval heb je maar éénmalig werk aan het aanmaken van de voorwaarden voor de “Deals”.

Handmatig deals maken

Voor het handmatig aanmaken van een “Deal” ga je in ActiveCampaign naar het tabblad “Deals” bovenin beeld. Je bent nu in het CRM systeem belandt en klikt vervolgens rechts bovenin de hoek op de groene knop met “+ New Deal”. Er opent zich een scherm met “Add Deal”. Je hoeft nu alleen de gevraagde informatie in te vullen die nodig is voor het aanmaken van de “Deal”. Zodra je dit hebt gedaan kun je klikken op de groene knop met “Add Deal” in het scherm.

Deals weergeven

Vlak onder het pictogram met “+ New Deal” bevinden zich twee knoppen die de weergave in de CRM regelen. Als je op het pictogram rechts klikt worden de “Pipelines” en hun “Stages” horizontaal gerangschikt. in deze weergave is het ook mogelijk om handmatig een “Deal” aan te maken door gebruik te maken van de knop “+ Add Deal” onder de “Stages”. Deze “Deals” worden dan verticaal gestapeld onder de “Stage” waaraan ze worden toegevoegd. Met het pictogram links onder “+ New Deal” te kikken schakel de CRM over naar de “Tasks View”. In deze weergave worden de “Deals” verticaal gerangschikt en gegroepeerd op basis van de taken die hieraan verbonden zijn. Deze weergave kan worden gezien als een takenlijst die afgewerkt moet worden terwijl de eerste weergave meer een overzicht geeft van de volledige inhoud van een “Pipeline”.

De “Tasks View” kan verder worden aangepast door in het drop down menu te kiezen tussen de mogelijkheid “Group By” te gebruiken en zo op de “Next Action” of op “Stage” te sorteren. Door te groeperen op “Stage” wordt er visueel gemaakt welke taken er nog open staan per fase. Als er op de goede manier gegroepeerd wordt, dan zijn alleen de “Deals” te zien waar nog taken aan hangen die niet voltooid zijn. Is een “Task” verlopen, dan worden deze apart weergegeven. “Deals” zonder “Tasks” worden ook gegroepeerd getoond. Of je nu gebruik maakt van groeperen op “Next Action” of op “Stage”, in beide gevallen is het mogelijk om “Deals” toe te voegen in de “Tasks View”. Dit kan door gebruik te maken op het + teken helemaal rechts van een groep. Als de “Pipelines” en “Stages” horizontaal worden getoond, dan kun je met de drag-and-drop mogelijkheden eenvoudig de volgorde van de “Stages” wijzigen en “Deals” verplaatsen.

Je kunt kiezen welke informatie er per “Deal” in een “Stage” wordt getoond. Dit kan door op de afbeelding van het tandwiel te klikken bij een bepaalde “Stage”. In het scherm dat zich nu opent zie je onderaan de optie “Card Appereance” staan. Als je hierop klikt dan kun je kiezen welke informatie je getoond wilt hebben en in welke hoek van de “Deal” deze gegevens getoond moeten worden.

Automatisch een “Deal” aanmaken

Om automatisch een “Deal” aan te kunnen maken klik je op het tabblad “Automations”. Je belandt nu in het scherm van de “Automations Builder”. In het voorbeeld dat hieronder wordt getoond is het criterium om toegevoegd te worden aan een automatisering een puntenaantal van een contactpersoon dat boven de 80 ligt. Als een contactpersoon aan dit criterium voldoet, dus als er 80 punten of meer aan de contactpersoon zijn gekoppeld, dan treedt de “Automation” in werking.

Is de “Automation” gekoppeld aan één van de verkooplijnen dan wil je “Deals” kunnen maken voor de contacten die voldoen aan de criteria. Vervolgens kunnen de contactpersonen worden beheerd en gecontroleerd in de CRM van ActiveCampaign. Door een “Deal” toe te voegen aan de “Automation” wordt ActiveCampaign aangestuurd om automatisch “Deals” aan te maken voor elk contact dat wordt toegevoegd aan de “Automation”. Hiermee kunnen veel tijd en moeite worden bespaard. Er zijn twee manieren om “Deals” toe te voegen aan “Automations”.

1.“Deals” toevoegen aan “Automations” kan worden gedaan door op het plusteken te klikken in de “Automation” op de plek waar je de “Deal” wilt toevoegen. Zodra je dit doet verschijnt er een scherm met “Add New Action”. Klik op “CRM” en vervolgens op “Add Deal” de “Deal” aan te maken. Je kunt deze dan een naam geven, een waarde toewijzen, bepalen in welke “Pipeline” de “Deal” moet komen, welke “Stage” en aan welke gebruiker die toegewezen moet worden.

Door persoonlijke labels toe te voegen wordt de “Automation” geconfigureerd om niet alleen “Deals” aan te maken voor elke contactpersoon, maar ook om persoonlijke namen toe te wijzen aan deze “Deals”. Zo krijgt elke contactpersoon die aan de juiste criteria voldoet toegevoegd aan een verkooplijn en krijgt deze een “Deal” met een unieke naam. Vervolgens klik je op “Save” om deze handeling af te ronden.

2. Een andere manier om “Deals” toe te voegen aan “Automations” kan door op de CRM knop aan de zijkant in het menu te klikken. Hierdoor verschijnt er een lijst met opties. Klik op de optie “Add Deal”, houdt deze vast en sleep vervolgens deze knop naar een pusteken in de “Automation”. Als je deze handeling herhaald, krijg je het scherm “Add Deal” te zien, waarin je zelf de informatie kunt toevoegen die benodigd is.

“Deals” gebruiken in ActiveCampaign

De voordelen van de CRM in ActiveCampaign voor het verkoopproces zijn:

  • Het volledig automatiseren van het verkoopproces
  • Nauwkeurig kunnen bijhouden van de opbrengsten van een project
  • Sterke en zwakke fases in de verkooplijnen kunnen monitoren
  • “Deals” die binnen zijn gehaald kunnen identificeren
  • Bijhouden welke “Deals” er door bepaalde gebruikers worden gemonitord en wie er verantwoordelijk voor is

Om hierbij te helpen en nog meer uit de CRM van ActiveCampaign te halen vindt je hieronder een lijst met de beste manier van werken. Gebruik dit als rode draad in het proces.

Praktische tips voor het gebruik van de CRM in ActiveCampaign

  • Automatiseer het maken van deals
    • Het is aan te raden om “Deals” te automatiseren
    • Dit is een eenvoudige manier om elk contact op te sporen dat het verkoopproces ingaat
    • Handmatig “Deals” aanmaken werkt het best op een zeer kleine schaal
  • Wijs waarden toe aan deals
    • Door waarden toe te wijzen aan een “Deal” kun je de inkomsten hiervan in beeld brengen en voorspellen
    • Waarden moeten corresponderen met een werkelijke productprijs
    • Je kunt zien wat de meest waardevolle “Deals” zijn en waar die zich in het verkoopproces bevinden. Hier kun je dan handig op inspelen.
  • Het binnenhalen van “Deals”
    • Dit is het eenvoudigst als er gebruik wordt gemaakt van meerdere “Pipelines”
    • Als één contact in twee van de “Pipelines” zit, zorg er dan voor dat de contactpersoon een unieke aanbieding krijgt
    • Het binnenhalen van een “Deal” op basis van het gedrag van een contactpersoon helpt bij het voorspellen welke “Deal” waarschijnlijk binnengehaald zal worden

  • Filter van “Deals” voor een goed overzicht
    • Je kunt “Deals” filteren op status (“Open”, “Won” en “Lost”)
    • Er kan gefilterd worden op labels die aan een contactpersoon zijn toegevoegd en op gebruikers die de contactpersonen in beheer hebben
    • Met de “Advanced” optie in de CRM is het mogelijk om gebruik te maken van geavanceerde filters zoals: “Deals” die tussen twee datums zijn gemaakt, “Deals” doe zijn bijgewerkt tussen twee datums, “Deals” met meerdere waardes, “Deals” met onvoltooide taken of volgende acties, “Deals” die bepaalde sleutelwoorden of zinsdelen bevatten en “Deals” die een bepaalde score hebben
  • Maak geen “Won” en “Lost” stadia aan
    • Dat is niet nodig omdat “Deals” veranderen niet van fase als ze worden gewonnen of verloren
    • Door “Deals” op status te filteren, wordt er al snel duidelijk in welke fase een “Deal” wordt gewonnen of niet

    Comment Section

    0 reacties op “ActiveCampaign Deals & CRM

    Plaats een reactie


    *