Contactpersonen beheren in ActiveCampaign

Door het beheren van contacten in ActiveCampaign is het mogelijk om op de marketing op een succesvolle manier te automatiseren. Onder het beheren van contactpersonen vallen acties zoals het rangschikken, samenvoegen, bijwerken en verwijderen van contacten.

Het automatiseren van de marketingactiviteiten wordt eenvoudiger naarmate je meer informatie verzameld hebt over de contacten. Met behulp van deze handleiding worden de basisprincipes en functies van ActiveCampaign uitgelegd en toegelicht, zodat het beheren van contactpersonen een stuk eenvoudiger wordt.

Contactpersonen beheren in ActiveCampaign

• Wat is een contactpersoon?
• Contacten bekijken
• Verwijderen en samenvoegen van contacten
• Bijwerken en doorzoeken van contacten
• Geavanceerd zoeken naar contacten




Wat is een contactpersoon?

Een e-mailadres wordt in ActiveCampaign gezien als de contactpersoon. Het e-mailadres is dan ook noodzakelijk voor het bestaan van een contactpersoon. Naast het e-mailadres kan er ook aanvullende informatie aan een contactpersoon worden gehangen.

Deze informatie is dan vaak ook aanwezig. Voor het toevoegen van een contactpersoon ga je naar het tabblad contacten bovenin ActiveCampaign. Hier vindt je de opties “Export”, “Import” en “+New Contact”. Met deze functies is het mogelijk om een lijst met contacten of afzonderlijke contactpersonen te importeren. Ook is het mogelijk om een lijst met contactpersonen op basis van gewenste criteria te downloaden.



Wanneer je de optie “Import” selecteert, is het mogelijk contactpersonen toe te voegen doormiddel van een CSV-bestand. Ook kun je met deze optie contactpersonen kopiëren, plakken of recente geïmporteerde gegevens bekijken. Verder is het hier mogelijk om gebruik te maken van de verschillende diensten waarvandaan ActiveCampaign automatisch de gegevens van jouw contactpersonen kan ophalen.



Het is ook mogelijk om zelf contacten toe te voegen. Dit kun je doen als je bijvoorbeeld maar één of twee contacten wilt toevoegen. Voor het toevoegen van een nieuw contact kun je gebruik maken van de optie “+ New Contact”. De informatie die aan deze contactpersoon moet komen te hangen kun je dan invoeren zodat de gegevens aan een lijst gekoppeld kunnen worden. Het is ook mogelijk om hierbij een deal te creëren, automatische opties aan de contactpersoon te hangen, labels aan de contactpersoon te hangen of de contactpersoon aan een geavanceerde lijst toe te voegen.



 

 

Opmerking: wanneer er geen gegevens worden ingevoerd in ActiveCampaign bij het uitvoeren een zoekopdracht en de functie “Export” wordt gebruikt, dan wordt de volledige lijst met alle contactpersonen gedownload als CSV-bestand. Worden er wel gegevens ingevoerd in een zoekopdracht die aan bepaalde criteria voldoen en klik je op “Export”, dan worden alleen de gegevens gedownload die naar voren zijn gekomen uit de zoekopdracht.




Contacten bekijken

Als je op één specifiek contact klikt dan zijn er verschillende mogelijkheden om de gegevens van deze contactpersoon te bewerken. Denk hierbij aan alle informatie die er over deze contactpersoon bestaat zoals persoonlijke gegevens, activiteit, labels, lijsten waar de contactpersoon onderdeel van is en aanvullende informatie. In het tabblad waar de persoonlijke informatie van de contactpersoon te vinden is heb je verschillende mogelijkheden om informatie toe te voegen, aan te passen of te verwijderen.



Alle velden die zichtbaar zijn bij een contactpersoon kunnen handmatig worden bewerkt. Hierdoor kun je zelf informatie toevoegen, wijzigen of informatie verwijderen uit het bestand. Velden die worden toegevoegd zullen als afzonderlijke velden in de gegevens van de contactpersoon worden weergegeven.



 


Extra veld toevoegen

Wil je een extra veld toevoegen aan de contactpersonen dan kan dit gedaan worden vanuit het scherm van de contactpersoon. Klik hiervoor op de groene knop “Add Field” bovenin het scherm. Door deze actie opent een nieuw venster waarmee velden aan een contact toegevoegd kunnen worden. Als je een veld toevoegt bij een contactpersoon, dan wordt dit veld automatisch toegevoegd bij alle andere contactpersonen.




Velden beheren

De eerder toegevoegde velden kunnen beheerd worden onder “Manage Fields” in het tabblad “Forms” bovenin het scherm.



Het toevoegen van een contactpersoon aan een lijst, labels toevoegen aan een contactpersoon of de contactpersoon toevoegen aan bestaande “Automation” kan hier ook.



 


Recent Activities

Met de optie “Recent Activities” is het mogelijk om alle recente activiteiten van een contactpersoon te bekijken. Hierbij kun je zien welke e-mails er zijn verzonden naar de contactpersoon, welke activiteit bij een bepaalde campagne geregistreerd is, opmerkingen die bij de contactpersoon zijn geplaatst en welke pagina’s er door de contactpersoon op de site zijn bezocht. Standaard staat de optie hier aan waarbij alle activiteiten van een contact worden weergegeven.

Het is mogelijk om acties te sorteren of te bekijken door één of meerdere opties in het keuzemenu te selecteren. Als een contactpersoon een mailing ontvangt met een link naar een webpagina en hij of zij klikt op deze link, dan wordt deze activiteit geregistreerd. Hierdoor is het mogelijk om gerichter e-mails te kunnen versturen naar contactpersonen.



Wanneer een contactpersoon gekoppeld is door middel van een profiel op sociale media dan worden de bijbehorende gegevens gekoppeld en zijn de pagina’s op sociale media te bezoeken door op de bijbehorende logo’s te klikken zoals hieronder in de afbeelding te zien is.



 

Onderaan in het bestand van de contactpersoon is het mogelijk om notities toe te voegen of te wijzigen. Ook is het hier mogelijk om een e-mail naar de betreffende contactpersoon te versturen.



Maak je gebruik van de Deals CRM die is inbegrepen bij gebruik met een Plus-account of hoger, dan is het ook mogelijk om alle aanbiedingen te bekijken die voor de betreffende contactpersoon geldig zijn. Met deze functie is het ook mogelijk om aanbiedingen aan een contactpersoon toe te voegen.






Verwijderen en samenvoegen van contacten

In het bestand van een contactpersoon bestaat de mogelijkheid om het contact te verwijderen of samen te voegen met een ander contact. Dit kan nodig zijn als een contactpersoon zich bijvoorbeeld twee keer heeft aangemeld met behulp van een formulier. Als je de contactpersoon verwijdert, dan wordt het bestand inclusief alle informatie gewist. Om te voorkomen dat dit per ongeluk gebeurd, ontvang je eerst een waarschuwing wanneer een contact wordt verwijderd. Hierbij is ook te zien welke aanbiedingen er gelden voor de contactpersoon.



Met de functie “Merge” is het mogelijk om contacten samen te voegen. Bij het aanklikken van deze optie verschijnt er een lijst met potentiële contacten die je zou kunnen combineren met elkaar. Het is ook mogelijk om te zoeken naar contactpersonen in het daarvoor bestemde zoekveld. Wil je een contact samenvoegen dan krijg je een melding op het moment dat er bepaalde informatie is dat in conflict kan komen met elkaar. Je kunt dan selecteren welke informatie je van de contactpersoon wilt behouden.



Zodra je hebt gekozen voor de informatie die je wilt behouden krijg je een waarschuwing te zien waarin gemeld wordt welk contact er wordt samengevoegd en welke (overbodige of dubbele) informatie wordt verwijderd. Vervolgens moet je beide vakjes aanvinken om te bevestigen dat je de contactpersonen wilt samenvoegen. Dit is om te voorkomen dat er per ongeluk data wordt gewist, een extra beveiliging dus om de gegevens van contactpersonen goed te bewaken. Om het samenvoegen af te ronden klik je met de muis op de groene knop “Merge”.






Bijwerken en doorzoeken van contacten

Wanneer je terug gaat naar het tabblad “Contacts” dan zijn daar veel opties om gegevens van contactpersonen mee te kunnen bewerken, te zoeken naar contactpersonen en te filteren aan de hand van verschillende criteria. Links bovenin de hoek van ActgiveCampaign staat de optie “Edit All” die je de mogelijkheid geeft om alle contacten bij te werken. Als je op deze optie klikt kom je terecht in het scherm van “Bulk Editing”.



Onder “Bulk Editing” is het mogelijk om alle contactpersonen uit één lijst toe te voegen of te verwijderen, toe te voegen aan een “Automation”, labels toevoegen of verwijderen en velden van contactpersonen bijwerken. Het is ook mogelijk om een groep met contactpersonen in één keer te verwijderen onder “Bulk Editing”. Dit kan gedaan worden door een zoekopdracht in te voeren, de lijst met contactpersonen te openen en links bovenin het scherm de optie “Remove” te kiezen. Voordat je de acties kunt voltooien vraagt het programma om een bevestiging. De contacten worden na akkoord te hebben gegeven volledig verwijderd.



De zoekbalk bovenaan het tabblad met contactpersonen kun je gebruiken om contactpersonen te zoeken aan de hand van toegewezen labels, in lijsten of aan de hand van de status van een bepaald contact. Hiermee wordt het zoeken naar contactpersonen eenvoudig gemaakt en kun je gericht informatie of gegevens vinden.



Je kunt in de lijst criteria selecteren om zoekopdrachten te verfijnen. Hiermee wordt het zoeken naar contactpersonen die aan bepaalde voorwaarden voldoen vergemakkelijkt en kun je de informatie uit deze zoekopdrachten gebruiken voor jouw marketing en verkoop processen.



Het is ook mogelijk om contactpersonen snel en eenvoudig te vinden door gebruik te maken van het veld “Search contacts” rechts bovenin het scherm.






Geavanceerd zoeken naar contacten

Als je gebruik maakt van de optie “Search contacts”, door deze aan te klikken, dan verschijnt er een veld met een “Advanced Search” optie. Door gebruik te maken van deze functie wordt de “Segment Builder” in ActiveCampaign geopend. Hiermee is het mogelijk om groepen in segmenten te verdelen aan de hand van specifieke criteria. Je kunt dan meerdere voorwaarden aan een zoekopdracht toevoegen om zo gedetailleerd te kunnen zoeken.



Met de functie “Add New Segment Groups” is het mogelijk om een extra groep toe te voegen aan de zoekopdracht. Deze groep en de criteria die hieraan moeten komen te hangen kunnen met deze functie verfijnd worden.



Zodra je de voorwaarden voor een zoekopdracht hebt aangemaakt kun je kiezen voor de opties “Save as Segment” of “Save as Search.” Hiermee kun je een nieuw segment aanmaken of de gestelde zoekcriteria opslaan. Als je een nieuw segment aanmaakt dan kun je deze later op andere locaties in het programma ook gebruiken. Sla je de zoekopdracht inclusief de gestelde criteria op, dan kun je deze later weer op dezelfde manier gebruiken zonder dat je alle criteria waar je op wilt zoeken opnieuw hoeft in te stellen.



Zodra er een zoekopdracht wordt gedaan, worden alle contactpersonen die aan de zoekcriteria voldoen weergegeven. In de zoekbalk is dan het aantal voorwaarden waaraan de zoekopdracht moet voldoen getoond. Een opgeslagen zoekopdracht of segment wordt automatisch bijgewerkt als een contactpersonen aan de bestaande zoekcriteria voldoet. Het is dus niet nodig om deze contactpersonen handmatig te verversen, dit wordt gedaan door ActiveCampaign. Door gebruik te maken van de “Clear Search” knop keer je terug naar de volledige lijst met contactpersonen.




Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Campagnes delen via Facebook
• Campagnes in ActiveCampaign
• Campagnes testen