De Automation Builder

Automations" in ActiveCampaign zijn zeer handige hulpmiddelen op zoveel mogelijk processen mee te kunnen automatiseren. Met de "Automation Builder" kun je in ActiveCampaign zelf "Automations" aanmaken, bewerken en verwijderen. Om dit te kunnen doen ga je in ActiveCampaign naar "Automations" in het menu aan de linkerkant van het scherm. Je komt nu in het scherm terecht met het overzicht van de "Automations" die er zijn.

Het "Automations" scherm

Als je op “New Automation" klikt, kom je terecht in het scherm waarin je een nieuw geautomatiseerd proces kunt aanmaken. Er zijn verschillende standaard mogelijkheden die je kunt gebruiken als uitgangspunt voor jouw "Automation". Je kunt deze mogelijkheden zelf opbouwen en bewerken zodat ze aan jouw wensen voldoen. Klik op de naam of beschrijving van een "Automation" om een proces te selecteren. Je kunt ook een nieuwe "Automation" opbouwen door gebruik te maken van de optie "Start from Scratch" en door vervolgens op “Create” te klikken. Je krijgt nu een blanco "Automation" die je zelf kunt opbouwen.

"Triggers" toevoegen

Om een "Automation" te kunnen starten moet er een aanleiding zijn. Deze aanleiding wordt gegeven met behulp van een "Trigger". Een "Trigger" wordt in werking gezet zodra er aan bepaalde voorwaarden is voldaan die je zelf kunt instellen. Er zijn verschillende "Triggers" waaruit je kunt kiezen om een "Automation" te laten starten. Het is ook mogelijk om meerdere "Triggers" te gebruiken zodat een contactpersoon of “Deal” aan meerdere voorwaarden moet voldoen voordat hij in een "Automation" belandt. De "Triggers" die je in ActiveCampaign kunt gebruiken zijn in de onderstaande afbeelding te zien.



Er zijn twee manieren waarop je "Triggers" kunt toevoegen aan een "Automation":

• Als je een nieuwe "Automation" aanmaakt wordt er gevraagd om een "Trigger" te selecteren en deze een naam te geven. Je voegt deze "Trigger" toe door erop te klikken. Heb je nog niet duidelijk welk soort "Trigger" je wilt gebruiken, dan sluit je het scherm af en kun je later nog een "Trigger" toevoegen of aanpassen.
• De tweede mogelijkheid is om "Triggers" toe te voegen vanuit de "Automation Builder". Hier kun je op elk gewenst moment een "Trigger" aan het proces toevoegen die je aan het bouwen bent. Dit kan je doen door op “Add start trigger" te klikken of te kiezen voor “Add new start”.

Zodra je een "Trigger" hebt geselecteerd krijg je de verschillende opties te zien waarmee je de "Trigger" kunt instellen. Hierbij kun je kiezen voor het aantal “Runs” dat een "Trigger" moet doen om de "Automation" in werking te kunnen zetten. Dit zijn de aantal keren dat een contactpersoon of “Deal” aan de gestelde voorwaarden moet voldoen om de "Trigger" te activeren. Je kunt hierbij kiezen voor twee mogelijkheden:

• Runs “Once”, waarbij de contactpersoon slecht éénmalig in de "Automation" kan komen ongeacht hoe vaak er aan de gestelde voorwaarden is voldaan.
• Runs “Multiple times”, in dit geval zal een contactpersoon elke keer aan de "Automation" worden toegevoegd als hij aan de gestelde voorwaarden voldoet. Als de "Trigger" bijvoorbeeld “Open E-mail” is, dan wordt de automatisering uitgevoerd telkens wanneer een e-mail wordt geopend door een contactpersoon. Wees voorzichtig met het gebruik van de instelling "Runs multiple times" als de automatisering een bericht verzendt. Het kan zo zijn dat de contactpersoon telkens hetzelfde bericht ontvangt wat natuurlijk niet de bedoeling is.




Contactpersonen segmenteren in een "Automation"


Dit is een handige optie waarmee je specifieke contactpersonen kunt verdelen door ze te filteren. Je maakt een segment (subgroep) van een lijst aan zodat alleen de contactpersonen die overeenkomen met het segment in de "Automation" terecht komen. Wil je bijvoorbeeld

alleen een "Automation" laten uitvoeren voor contactpersonen die nog geen aankoop hebben gedaan, dan kun je hiervoor een segment aanmaken dat naar de “Prospect Tag" (potentiële klant) zoekt of zoekt naar de afwezigheid van de "Tag" met de omschrijving “Customer”.




Acties toevoegen


Een "Automation" is een aaneenschakeling van acties die gezamenlijk een geautomatiseerd proces vormen. Je hebt dus acties nodig om de "Automation" mee in te vullen en te laten werken. Er zijn twee manieren waarop je een actie aan een "Automation" kunt toevoegen. Beide opties bieden dezelfde mogelijkheden, alleen de handelingen zijn iets anders. Je kunt acties toevoegen door:

• In het hoofdscherm van de "Automation" waar je het proces aan het opbouwen bent op een + teken te klikken. Dit kan overal in de "Automation". Als je dit doet dan verschijnen de opties waaruit je kunt kiezen. De actie die je kiest wordt dan toegevoegd aan de "Automation".
• Aan de rechterkant van het scherm in de "Automation Builder" zie je een menu met verschillende opties staan. Zoek naar een actie die je wilt toevoegen, ga er met de muis op staan en klik erop. Houdt de muisknop ingedrukt en sleep de actie nu naar de plek in de "Automation" waar je die graag wilt hebben.



"Triggers" en acties verwijderen


Het verwijderen van een "Trigger" of een actie gaat al even eenvoudig. Wil je een onderdeel uit het proces van de "Automation" verwijderen ga er dan met de muis op staan. Vervolgens verschijnt er een verwijderpictogram in de rechterbovenhoek van het element. Als je hier op klikt kun je de actie of de "Trigger" verwijderen. Wil je een “If / Else” voorwaarde met acties verwijderen onder een splitsing met “Yes” en “No” paden, dan wordt er gevraagd wat je wilt doen zoals in de afbeelding hieronder te zien is.




Opslaan van een "Automation"


Tijdens het proces van het aanmaken van een "Automation" wordt het werk automatisch opgeslagen door de "Automation Builder" in ActiveCampaign. Je kunt elk moment dat je wilt terug gaan naar een eerdere versie van de "Automation". Dit kan door gebruik te maken van de knop “Turn back time”. Dit is een symbool met een klokje waar een pijl omheen staat die tegen de klok in draait. De afbeelding hieronder geeft een beeld bij deze optie.




Proces bekijken


Bij het aanmaken van een kleine "Automation" is het proces vaak overzichtelijk en op één pagina te bekijken. Als je een "Automation" maakt die veel acties en "Triggers" heeft, dan is dit waarschijnlijk een stuk ingewikkelder. Je hebt twee mogelijkheden om het volledige proces te kunnen bekijken:

• Je kunt zowel horizontaal als verticaal door het scherm scrollen.
• Je kunt in- en uitzoomen in het scherm van het proces. Hiermee kun je het proces overzichtelijk krijgen en zien welke acties je op welke plek geplaatst hebt. Deze opties vindt je links onderin de hoek van het scherm. Je kunt dan eenvoudig zien waar je acties en "Triggers" hebt geplaatst, maar de teksten worden wel minder goed leesbaar als je minimaliseert.



"Automation" activeren


Zorg ervoor dat de "Automation" pas geactiveerd wordt als je deze helemaal hebt aangemaakt. Als een "Automation" al eerder actief is dan kan een contactpersoon bijvoorbeeld al in het proces terecht komen dat halverwege stil komt te liggen. Er zijn in ActiveCampaign twee manieren om de voorwaarden om een "Automation" te starten in te stellen. Hiermee kan de status van een "Automation" gewijzigd worden van inactief naar actief en andersom.

Activeren vanaf de pagina voor "Automations"

• Op de "Automations" pagina zie je de "Automations" die je hebt aangemaakt of die er eerder zijn aangemaakt. Daarbij staat de status van de "Automation" vermeld en kun je kiezen voor de optie "Edit" om een "Automation" aan te passen.

2. Klik op het pijltje achter “Edit" waardoor je verschillende opties krijgt te zien. Deze opties zijn: Make Active / Make Inactive, View Contacts, Share, Copy, Permissions en Delete.

3. Kies nu voor de optie om de "Automation" te activeren door “Make Active” te selecteren.

Activeren vanuit de "Automation Builder"

• In de "Automation Builder" zie je tijdens het aanmaken van de "Automation" in de rechterbovenhoek van een scherm een knop met “Active” en “Inactive”. Klik simpelweg op “Active” om de "Automation" te activeren en andersom om de "Automation" inactief te maken.




Benoemen en bewerken van een "Automation"


Een "Automation" aan iedereen die toegang tot een "Automation" heeft direct duidelijk kunnen maken waar het proces voor gebruikt wordt. Bij het benoemen van een "Automation" kun je daarom het beste kiezen voor een omschrijvende naam. Als je beknopt wilt zijn dan kan dit in veel gevallen een averechtse werking hebben omdat niet altijd duidelijk is wat er met de omschrijving wordt bedoeld. Het bewerken van een naam voor een "Automation" kan door de "Automation" te openen en in de linkerbovenhoek de naam aan te passen. Klik vervolgens op de knop "Save" zoals hieronder te zien is.



Om "Automations" gemakkelijk te kunnen vinden is het aan te raden om ze van labels te voorzien. Zo zorg je voor overzicht en kun je "Automations" eenvoudig groeperen. Het bewerken van "Automations" kan in de "Automation Builder" door acties of "Triggers" toe te voegen, aan te passen of te verwijderen. Zorg er dan wel eerst voor dat de "Automation" inactief is door gebruik te maken van de eerder genoemde opties hiervoor. Zo voorkom je dat een contactpersoon in een "Automation" belandt terwijl je deze aan het bewerken bent. Na het aanpassen en opslaan van de wijzigingen kun je het proces weer activeren.


Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Campaign types in ActiveCampaign
• Campagnes testen in ActiveCampaign
• Campagnes delen via Facebook