Meldingen beheren in ActiveCampaign

In ActiveCampaign zijn er verschillende manieren om interne meldingen aan te maken en te beheren. Zo kun je bijvoorbeeld een melding aanmaken voor wanneer er een nieuwe “Deal” in aan “Pipeline” wordt toegevoegd of wanneer een contactpersoon zijn of haar gegevens via een formulier verstuurd en zich zo aanmeld voor een lijst.

Met behulp van deze handleiding zal worden duidelijk gemaakt welke typen meldingen er zijn en hoe je hier gebruik van kunt maken. Er zal worden uitgelegd hoe je meldingen kunt aanmaken en verzenden vanuit jouw account in ActiveCampaign.

“Deal” meldingen

Het is mogelijk om in ActiveCampaign in te stellen waar je een melding van wilt ontvangen en hoe vaak je dergelijke meldingen wilt krijgen. Zo is het mogelijk om een melding te krijgen wanneer er een nieuwe “Deal” aan een “Pipeline” wordt toegevoegd of als er een update is voor een bestaande “Deal”.

De meldingen die je dan krijgt worden verzonden naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan jouw gebruikersaccount in ActiveCampaign. Om meldingen aan te maken voor “Deals” kun je op het “Deals” tabblad de volgende stappen volgen:

• Klik op de functie “Settings” in het menu links onderin beeld.

2. In het menu met instellingen dat nu wordt uitgevouwen kun je kiezen voor de optie “Notifications”.

3. Selecteer nu de type meldingen die je wilt ontvangen door de vakjes aan te vinken. Het is mogelijk om verschillende meldingen in te stellen.

4. Klik vervolgens op de knop “Frequency” onder de types die je hebt gekozen. Hiermee kun je instellen hoe vaak je een melding wilt ontvangen.

5. Tot slot klik je op “Save Settings” onderaan de pagina om de instellingen op te slaan. De meldingen die je nu hebt ingesteld voor “Deals” worden verzonden naar het e-mail adres dat is gekoppeld aan het gebruikersaccount.

Meldingen bij het indienen van een formulier

Gegevens van contactpersonen zijn de belangrijkste ingrediënten die je nodig hebt om goed gebruik met kunnen maken van ActiveCampaign. Zonder gegevens is het niet mogelijk om lijsten te maken, campagnes op te starten en mailings te doen. De gegevens van contactpersonen die je hiervoor kunt gebruiken moeten door de contactpersoon zelf worden aangebracht.

Dit gebeurd door het invullen van informatie in formulieren die je bijvoorbeeld op de website kunt plaatsen. Zodra iemand een formulier heeft ingevuld en heeft ingediend kun je hier een melding van ontvangen. Met deze melding kun je zien wanneer het formulier is ingevuld en welke informatie daarin te vinden is. Je kunt ook aangeven welke gebruiker de melding moet ontvangen.

Formulier meldingen

In ActiveCampaign is het mogelijk om formulieren op te stellen en deze bijvoorbeeld op de website te plaatsen. Zodra een formulier of “Form” is ingevuld en bevestigd door de contactpersoon kun je hierover een melding ontvangen. Dit kan op twee manieren. Het is mogelijk om een melding te krijgen vanuit de “Form Actions” waarbij de melding op formulierniveau is ingesteld.

Je krijgt dan een bericht op het e-mailadres dat aan jouw gebruikersaccount is gekoppeld. De tweede mogelijkheid is het krijgen van een melding via een “Automation”. In dit geval wordt er een “Automation” gestart zodra een contactpersoon een formulier heeft ingevuld en bevestigd. Je krijgt dan pas een bevestiging zodra de contactpersoon de aanmelding heeft bevestigd.

Form Actions

• Ga naar het tabblad “Forms” in ActiveCampaign en klik op de knop “Edit” achter een formulier in de lijst.

2. Klik vervolgens op het tabblad “Options” zoals hieronder in de afbeelding te zien is.

3. Klik op “Add Action” in het scherm van “Form Action”.

4. Selecteer in het lijstje bij “Select an Action” de optie “Email Results”.

5. Vul de gegevens verder in die gevraagd worden en klik vervolgens op de groene knop “Add”

Automations

• Ga naar het tabblad “Automations” in ActiveCampaign en klik op de groene knop met “New Automation”.

2. Selecteer nu de functie “Start from Scratch” en klik vervolgens op “Continue”.

3. Selecteer vervolgens de optie “Submits a Form” zoals te zien is in de volgende afbeelding.

4. In het scherm met “Action Options” dat nu wordt geopend kun je selecteren welk formulier je wilt gebruiken. Gebruik hiervoor de keuzelijst bij “Select Form”. Het is ook mogelijk om “Any Form” te selecteren. Dan worden alle formulieren gebruikt.

5. Maak bij de functie “Runs” een keuze of de melding éénmalig gedaan moet worden (“Once”) of meerdere malen (“Multiplpe Times”).
6. Wil je dat de contactpersonen die het formulier invullen automatisch gesegmenteerd worden, klik dan op de functie “Segment the contacts entering this automation” en vink het vakje aan. Geef dan ook de voorwaarden op waaraan een contactpersoon moet voldoen om gesegmenteerd te kunnen worden. Deze optie is niet verplicht om gebruikt te worden.

7. Klik op de groene knop “Add Start”.

8. Klik nu in het tabblad van “Automations” op de + en selecteer vervolgens in het “Sending Options” menu de functie “Notify Someone” zoals te zien is in onderstaande afbeelding.

9. Het scherm met “Compose Message” wordt nu geopend waarin je het bericht kunt samenstellen dat automatisch wordt verzonden om een melding te maken. Vul de gevraagde gegevens in. Zorg ervoor dat het e-mail adres bij “From Email” verschilt van het e-mail adres bij “Send To” om problemen met de bezorging van het bericht te voorkomen.

10. Als je klaar bent met het invullen van de gegevens, dan kun je de “Automation” aanzetten door rechts bovenin het scherm op “Active” te klikken.

Meldingen bij het inschrijven of uitschrijven van contactpersonen

Als een contactpersoon zich abonneert op een lijst door zichzelf in te schrijven of als de contactpersoon zich uitschrijft van een lijst, dan kun je hierover ook meldingen ontvangen. Deze melding kan worden verzonden zodra de inschrijving of uitschrijving heeft plaats gevonden.

Het aanmaken van een melding hierover kan op twee manieren. door gebruik te maken van de “List Settings” of door een “Automation” aan te maken. Maak je gebruik van de “List Settings”, of de lijst instellingen, dan kun je per lijst instellen dat je een melding wilt ontvangen. Maak je gebruik van de tweede optie dan kun je een “Automation” aanmaken die wordt gestart zodra een contactpersoon zich inschrijft of uitschrijft van een lijst.

List settings

• Ga in ActiveCampaign naar het tabblad “Lists” en klik op het pijltje achter een lijst waarvan je meldingen wilt ontvangen om een keuzelijst te tonen.

2. Selecteer de optie “Advanced Settings” in de keuzelijst

3. Om een melding te kunnen ontvangen als iemand zich inschrijft voor een lijst, moet je het e-mailadres invullen in het veld “Send Subscription Notification To”. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen van andere gebruikers in te vullen. Dit kan je doen door gebruik te maken van een komma om de e-mailadressen van elkaar te scheiden.

4. Wil je een melding ontvangen bij een uitschrijving van een contactpersoon, dan voeg je één of meerdere e-mailadressen toe aan het veld "Send unsubscribe notification to".

5. klik op “Save” om de instellingen op te slaan.

Automations

De tweede mogelijkheid om meldingen te krijgen als een contactpersoon zich inschrijft of uitschrijft van een lijst is door gebruik te maken van “Automations”. Ga hiervoor naar het tabblad “Automations” in ActiveCampaign.

• Klik op “New Automation”.
• Selecteer nu “Start From Scratch” in het scherm van “Create New Automation” en klik vervolgens op “Continue”.

3. Selecteer vervolgens “Subscribes to a list” voor meldingen als iemand zich inschrijft en “Unsubscibres from a list” als een contactpersoon zich uitschrijft van een lijst. Hiermee wordt de “Automation” in gang gezet als de contactpersoon actie heeft ondernomen.

4. Selecteer in “Action Options” uit de keuzelijst onder “Select List” voor welke lijst je meldingen wilt ontvangen of kies voor de optie “Any List”.

5. Maak bij de functie “Runs” een keuze of de melding éénmalig gedaan moet worden (“Once”) of meerdere malen (“Multiplpe Times”).
6. Klik op de groene knop met “Add Start”

7. Klik nu in het tabblad van “Automations” op de + en selecteer vervolgens in het “Sending Options” menu de functie “Notify Someone” zoals te zien is in onderstaande afbeelding.

8. Het scherm met “Compose Message” wordt nu geopend waarin je het bericht kunt samenstellen dat automatisch wordt verzonden om een melding te maken. Vul de gevraagde gegevens in. Zorg ervoor dat het e-mail adres bij “From Email” verschilt van het e-mail adres bij “Send To” om problemen met de bezorging van het bericht te voorkomen.

9. Klik op de groene knop met “Ok” als je klaar bent.
10. Als je klaar bent met het invullen van de gegevens, dan kun je de “Automation” aanzetten door rechts bovenin het scherm op “Active” te klikken.

Melding bij volgende stap in “Automation”

De laatste mogelijkheid waarbij je een melding kunt ontvangen, is als een contactpersoon een volgende stap in een “Automation” heeft bereikt. Dit bericht kan naar het e-mailadres van een gebruiker worden gestuurd die je hiervoor hebt geselecteerd.

• Klik in het tabblad “Automations” op “Sending Options” aan de rechterkant van het scherm. Je krijgt nu meerdere opties te zien.

2. Klik op “Notify Someone”, zoals hierboven te zien is en houdt de muis ingedrukt om het veld naar een plek in de “Automation” te slepen. Dit is het moment in de “Automation” waarvan je een melding wilt ontvangen als de contactpersoon op dat punt is aangekomen. In het voorbeeld hieronder is dat zodra een contactpersoon zich heeft uitgeschreven uit een lijst.

3. Maak het bericht aan dat je wilt ontvangen en vul de overige gegevens in. Zorg ervoor dat de e-mailadressen bij “From Email” en “Send To” van elkaar verschillen, ook als je zelf het bericht wilt ontvangen. Dit is om te voorkomen dat er problemen ontstaan bij het afleveren van het bericht.

4. De melding is nu toegevoegd aan de “Automation”. Zodra iemand, in dit geval, zich uitschrijft voor het ontvangen van de nieuwsbrief, dan wordt er een melding naar jou gestuurd of naar een andere gebruiker van wie je het e-mailadres voor de ontvangst van het bericht hebt opgegeven.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Lijsten en tags gebruiken in ActiveCampaign
• Wat is Marketing Automation?
• Mate van misbruik meldingen verminderen