Automations in ActiveCampaign

Met een "Automation" kan er in ActiveCampaign automatisch een proces worden opgestart. Dit proces kan ondersteuning bieden aan jouw werkzaamheden en aan bijvoorbeeld de marketing activiteiten van het bedrijf. Je kunt zelf bepalen welke handelingen er in een "Automation" uitgevoerd moeten worden en wat de aanleiding voor het starten van dit geautomatiseerde proces moet zijn.

Het is bijvoorbeeld mogelijk om een proces automatisch te laten starten als een contactpersoon zijn gegevens via een formulier op de website heeft ingezonden. Er kunnen dan automatisch processen worden gestart en "Tags" (labels) aan een contactpersoon worden gekoppeld. In dit artikel lees je over het aanmaken en gebruiken van een "Automation" en welke handelingen je hiervoor moet uitvoeren.

Aanmaken van een "Automation"

Het aanmaken van een geautomatiseerd proces of "Automation" in ActiveCampaign kan door het volgen van de onderstaande stappen:

• Klik op "Automations" in het menu aan de linkerkant van het scherm. Hierdoor kom je terecht op de overzichtspagina van de automatiseringen.

2. Klik vervolgens op “New Automation" om het scherm te openen waarin het proces kan worden aangemaakt.

3. Vervolgens maak je gebruik van de optie “Start from Scratch:” om een "Automation" aan te kunnen maken. Je klikt op de groene knop met “Continue” zoals hieronder te zien is. In het volgende hoofdstukken wordt uitleg gegeven over het opbouwen van de "Automation".

Gebruik maken van een "Trigger"

Het starten van een "Automation" gebeurd door gebruik te maken van een "Trigger". Een "Trigger" is de aanleiding om een "Automation" te starten. Dit kan voorkomen op het moment dat een contactpersoon een bepaalde handeling uitvoert die in de "Trigger" wordt omschreven. In het volgende voorbeeld wordt er getoond hoe een "Automation" wordt gestart als een contactpersoon wordt toegevoegd aan een lijst in ActiveCampaign.

• Zoals je hieronder kunt zien zijn er veel verschillende "Triggers" die gebruikt kunnen worden om een "Automation" mee in werking te zetten. We kiezen in dit geval voor de optie “Subsribes to a List" omdat de "Automation" gestart moet worden als een contactpersoon aan een lijst wordt toegevoegd. Vervolgens klik je op de groene kop “Continue” onderin het scherm.

2. De volgende stap is het kiezen van een lijst waaraan een contactpersoon toegevoegd moet worden om de "Automation" te kunnen beginnen. In het voorbeeld wordt er gekozen voor het starten van de "Automation" als een contactpersoon aan de “Master List" wordt toegevoegd. Omdat er waarschijnlijk meerdere formulieren gebruikt kunnen worden om aan deze lijst te worden toegevoegd is het aan te raden om voor deze lijst één "Automation" aan te maken in plaats voor elk formulier afzonderlijk.

3. Omdat een contactpersoon maar éénmalig aan de lijst hoeft worden toegevoegd maken we gebruik van de optie “Once” bij het kopje “Runs”. Het is namelijk niet nodig dat dit proces meerdere malen uitgevoerd wordt. Hierbij betekent "Runs once" dat een contactpersoon slechts éénmaal in de "Automation" terecht komt via een specifieke "Trigger", ongeacht het aantal keren dat ze voldoen aan de voorwaarden die er gesteld worden.
   
   “Run multiple times” betekent dat een contactpersoon de "Automation" zal binnenkomen via een specifieke "Trigger" telkens wanneer deze voldoet aan de gestelde voorwaarden.

4. Klik vervolgens op “Add Start” om het instellen van de "Trigger" voor de "Automation" af te ronden.

Toevoegen van een actie

Het eerstvolgende wat je doet is een actie toevoegen. In de meeste gevallen is dit een actie waarbij een welkomst e-mail naar een contactpersoon wordt verzonden nadat hij een formulier heeft ingevuld met zijn gegevens. Deze berichten hebben vaak de hoogste kans om gelezen te worden en dat er op de links in de mails wordt geklikt. Het is dus belangrijk om een goed opgestelde e-mail te versturen zodat jij informatie kunt verkrijgen omtrent het gedrag van de contactpersoon.

Deze informatie kun je dan weer gebruiken voor het benaderen van de contactpersoon. Om een actie toe te voegen, in dit geval het versturen van een welkomst e-mail, moet je de volgende stappen doorlopen.

• Kies in het scherm voor “Add new action” voor de optie “Send Email”. Het scherm waarin je dit kunt doen verschijnt zodra je de "Trigger" hebt ingesteld zoals in het vorige hoofdstuk is beschreven.



2. Klik vervolgens op de link waarmee je een e-mail kunt aanmaken zoals hieronder te zien is.

3. Geef het bericht een naam en klik vervolgens op de groene knop met “Create”. Deze naam is alleen intern te zien voor gebruikers van ActiveCampaign. De contactpersonen zullen deze naam niet te zien krijgen. Het is aan te raden om een duidelijke en beschrijvende naam te gebruiken zodat alle gebruikers direct kunnen zien waar deze e-mail voor gebruikt wordt. In dit voorbeeld willen we een welkomst e-mail versturen dus gebruiken we de naam “Welcome message”. Het onderwerp van de e-mail kan later worden ingevuld.

4. Door op “Create” te klikken nadat je een naam hebt aangemaakt kom je terecht in het scherm met “Templates”. Hier bevinden zich verschillende sjablonen die je kunt gebruiken voor het opmaken van jouw e-mail bericht. Je kunt ook gebruik maken van de optie “Build From Scratch” waarmee je zelf een e-mail kunt maken door een HTML sjabloon in te voegen of zelf tekst in te voegen. Als je een geschikte “Template” hebt gevonden ga er dan met de muis op staan en klik op “Use this Design”.

5. Er opent nu een scherm waarin je informatie kunt opgeven over jou als afzender. Ook de onderwerp regel van de e-mail kan hier worden ingevuld. Het is mogelijk om deze informatie later nog aan te passen als dat nodig is. Als je de gevraagde gegevens hebt ingevuld klik je vervolgens op de groene knop met “Continue”.

Opmaken van berichten

Als je de “Email designer” in ActiveCampaign wilt gebruiken dan hoef je hiervoor geen cursus te volgen. Het grootste gedeelte van de functies die je kunt gebruiken spreken voor zich. Je kunt eenvoudig gebruik maken van verschillende blokken die je vanaf de rechterkant in het scherm in de e-mail kunt slepen. Dit doe je door een bepaald blok vast te pakken met de muis en naar het bericht te slepen.

Wil je een blok verwijderen uit het bericht, ga dan met de muis boven het blok staan en wacht tot de optie “Delete This” verschijnt. Je kunt het blok nu verwijderen. Als je een blok aanklikt, dan verschijnen er verschillende opties in het scherm om het blok mee op te maken. De verschillende blokken die je kunt gebruiken voor het maken van een bericht hebben verschillende opties die je kunt gebruiken.



Als je de e-mail hebt aangemaakt en de tekst hebt toegevoegd, dan kun je op de knop met “Next” klikken zoals hieronder te zien is. Deze knop bevindt zich rechts boven in het scherm. Door dit te doen zal je terecht komen in het scherm met de “Campaign Summary”.



“Campaign Summary”

De “Campaign Summary” geeft een overzicht van het bericht dat je hebt opgesteld en verschillende opties met betrekking tot het bericht.

• In dit scherm kun je:


• De naam van de e-mail, het onderwerp en informatie over jou als afzender bewerken
• Inschakelen van de optie “Open / Read Tracking” om te bepalen of er informatie over het openen of lezen van een e-mail moet worden verzameld
• “Link Tracking” in of uitschakelen. Hiermee kun je zien of een bepaalde link door de contactpersoon is aangeklikt
• “Reply Tracking” inschakelen waarmee informatie wordt verzameld over het eventueel beantwoorden van het bericht door een contactpersoon
• In of uit schakelen van de “Google Analytics” functie
• Een test e-mail verzenden naar jezelf of naar collega’s
• Een voorbeeld bekijken van het bericht dat je wilt versturen
• Meldingen zien over eventuele potentiële problemen zodat een bericht in de ongewenste post van een ontvanger terecht kan komen

2. Maak vooral gebruik van de optie “Reply Tracking”. Door dit te doen kunnen de gegevens die als antwoord door een contactpersoon worden ingestuurd gebruikt worden voor het verzamelen van informatie met betrekking tot de betrokkenheid van de contactpersoon ten opzichte van de campagne.

3. Klik vervolgens op de groene knop met “Finish” bovenin de pagina.

"Automation" pauzeren

In dit geval willen we gebruik maken van een voorwaarde waarbij contactpersonen in twee groepen verdeeld worden áls ze een aan een bepaalde voorwaarde voldoen óf wat er anders zou gebeuren. Deze stap is de “If / Else” stap en wordt in het volgende hoofdstuk uitgelegd. We willen dat er een label ("Tag") aan een contactpersoon wordt toegekend als hij een e-mail heeft geopend en ook één als er op een link is geklikt. Als de e-mail niet is geopend en als er niet op een link is geklikt, dan moet er ook een "Tag" worden aangemaakt. Om dit te kunnen controleren moet de contactpersoon wel de tijd krijgen om de e-mail te kunnen openen. Hiervoor maken we gebruik van de mogelijkheid om de "Automation" te pauzeren. Dit kan door een “Wait” voorwaarde aan het proces toe te voegen. Hiermee kunnen contactpersonen de tijd krijgen om de e-mail te openen en op een link te klikken voordat een volgende actie in de "Automation" in werking wordt gezet. Voor het toevoegen van deze functie kun je de volgende stappen doorlopen:

• Klik in het rechtermenu van ActiveCampaign op “Conditions and Workflow”.

2. Aan de rechterkant van het scherm zie je verschillende opties die je aan het proces kunt toevoegen. Kies hier voor de mogelijkheid “Wait”, ga er met de muist op staan, houdt de muis knop ingedrukt en sleep de actie naar het proces onder de actie “Send E-mail”. Het is ook mogelijk om deze functie aan het proces toe te voegen door op de knop met + te klikken.

3. Nadat je de actie om te wachten aan het proces hebt toegevoegd wordt er een scherm geopend waarin je kunt kiezen of je een e-mail wilt versturen nadat een specifieke periode is afgelopen of wachten totdat er aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Kies je voor de tweede mogelijkheid, dan heb je nog steeds de optie om een bepaalde periode aan het wachten met versturen te koppelen. Je kunt dan bijvoorbeeld kiezen voor het versturen van een e-mail nadat er 7 dagen zijn verstreken óf als er in een specifieke link in de e-mail wordt geklikt. In dit geval kiezen we voor de tweede mogelijkheid.

4. Zodra je hebt gekozen voor de optie “Wait until specific conditions are met”, opent een scherm waarin je de voorwaarden kunt stellen waaraan een contactpersoon moet voldoen. In dit geval stellen we dat de actie “Has clicked on a link” in de “Welcome Message” de voorwaarde is om een bericht te verzenden. Ook geven de link op waarop de contactpersoon moet klikken om deze "Automation" in werking te zetten. Vervolgens klik je op de groene knop met “Save” om de instellingen op te slaan.

5. Het is nu mogelijk om aan te geven hoe lang contactpersonen moeten wachten op de e-mail die verzonden moet worden als ze niet op de koppeling hebben geklikt. Zeven dagen zouden hen voldoende tijd moeten geven om naar de e-mail te gaan en deze te openen. Als ze dat in die tijd niet hebben gedaan, dan is de kans groot dat er geen interesse is. Kies onder “Time Limit” voor de optie “Up To” en geef de periode aan waarin gewacht moet worden met het versturen van het bericht. Klik vervolgens op “Save” om deze instellingen op te slaan.

“If / Else” voorwaarden gebruiken

We hebben nu de instelling geplaatst dat er gewacht wordt met het versturen van een e-mail omdat we gebruik willen maken van de “If / Else” functie. Met deze functie kunnen we contactpersonen verdelen in twee groepen die aan de gestelde voorwaarden in deze functie voldoen. Dit kan zijn op basis van de activiteit van een contactpersoon zodat we aan de hand van deze informatie "Tags" aan een contactpersoon kunnen koppelen en contactpersonen kunnen verdelen in segmenten. Ook kan de informatie die uit deze functie voortkomt gebruikt worden voor het analyseren van gegevens. We stellen deze voorwaarden door de volgende stappen te doorlopen:

• Klik op de knop + onder de actie “Wait” die we in het vorige hoofdstuk hebben geplaatst en kies voor de functie “If / Else”. Je kunt ook gebruik maken van het slepen van de actie vanaf de rechterkant van het scherm naar het veld.

2. Er opent zich nu een scherm waarin wordt gevraagd hoe je de "Automation" wilt opdelen. Hier kun je de voorwaarden koppelen aan deze actie net zoals we voorwaarden hebben gesteld aan de “Wait” actie. We zetten deze instellingen op “Has clicked on a link” in “Welcome message” en vullen de link in die hiervoor gebruikt moet worden. Vervolgens slaan we deze instellingen op door op de groene knop met “OK” te klikken.

3. Je zult nu zien dat er door deze actie toe te voegen een splitsing in het te bewandelen pad is ontstaan.

4. Het is afhankelijk van de gestelde waarden of de contactpersoon het pad van “Yes” of “No” wordt opgestuurd. Klik op de + onder het pad met “Yes” om het pad te configureren waar een contactpersoon over wordt gestuurd als hij op de link heeft geklikt. Je kunt ook de optie “Add tag" van de rechterkant van het scherm naar het veld toeslepen onder “Yes”.

5. Geef vervolgens de naam op van de "Tag" (het label) dat aan de contactpersoon moet worden toegewezen als hij op de link heeft geklikt en klik op “Save” om de instellingen op te slaan. In dit voorbeeld zal de "Tag" worden toegevoegd met de volgende tekst: “Clicked CTA link in welcome email”. Zorg ervoor dat de "Tag" die je gebruikt kort en bondig is en duidelijk te begrijpen. Wees consistent in het gebruiken van omschrijvingen en zorg ervoor dat iedereen direct kan weten wat er met de "Tag" bedoeld wordt als deze wordt gelezen.

6. We stellen nu het “No” pad in dat kan worden bewandeld als er niet op de e-mail lik is geklikt maar als de e-mail wel is geopend. Eerst voegen we nog een “If / Else” actie toe om weer een splitsing te creëren. Geef als voorwaarde op dat de e-mail geopend moet zijn met de optie “Has Opened” en selecteer vervolgens de naam van de e-mail die aan het bericht gekoppeld is.

7. Onder het nieuwe “Yes” pad voegen we de actie “Add tag" toe en geven dit label de naam: "Opened welcome message".

8. Voor het nieuwe “No” pad stellen we de voorwaarde in dat de contactpersoon de e-mail niet heeft geopend én dat er niet op de e-mail is geklikt. Voeg weer een label toe door gebruik te maken van de functie “Add tag" en geef deze de naam: “Did not engage with welcome message”.

Samenvatting

Door alle stappen in de eerdere hoofdstukken te doorlopen heb je nu een "Automation" aangemaakt die een welkomst e-mail verstuurt als iemand in een lijst is terecht gekomen. Hiervoor moet de contactpersoon zijn gegevens inzenden om de "Trigger" voor het starten van het geautomatiseerde proces aan te leveren. Op basis van het gedrag van de contactpersonen wordt bepaald welke "Tags" er worden toegekend.

Aan de hand van deze gegevens is het mogelijk om nieuwe "Automations" te laten starten. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat zodra iemand op de link in de welkomst e-mail heeft geklikt wordt toegevoegd aan een nieuwe "Automation" waarmee je informatie kunt geven over een bepaald product. Door gebruik te maken van "Automations" kunnen de processen binnen het bedrijf met behulp van ActiveCampaign eenvoudig geautomatiseerd worden. Dat scheelt tijd en uiteindelijk ook kosten.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Datum en tijd veranderen in ActiveCampaign
• Custom Fields en Tags
• Contactpersonen beheren in ActiveCampaign