Lijsten met contactpersonen overzichtelijk beheren in AC

Het overzichtelijk houden van de contactpersonen in ActiveCampaign kan een hoop tijd besparen en het eenvoudiger alle functies van ActiveCampaign te gebruiken. Door dit te doen optimaliseer je het gebruik van de marketing- en verkoopprocessen binnen het bedrijf.

Denk daarom na over de manier waarop je contactpersonen wilt indelen. Door vanaf het begin een duidelijke structuur in de gegevens aan te brengen hoef je in de toekomst niet de gegevens opnieuw te ordenen. Dit scheelt tijd en moeite in de toekomst. Er is niet één manier om de contactpersonen te beheren die je aan kunt houden. Het gaat erom dat de contactpersonen en hun gegevens zo geordend zijn dat jij er logisch en goed mee uit de voeten kunt.

Ordenen op basis van lijsten

Een logische manier voor het beheren van de gegevens van contactpersonen is door ze te ordenen op basis van de lijsten die je gebruikt in ActiveCampaign. Als je gebruik maakt van verschillende lijsten in de software en hier goed mee kunt werken, dan is het ordenen van gegevens op basis van deze lijsten een simpele optie.

Het maakt hierbij niet uit of de gegevens van een contactpersoon voorkomen in verschillende lijsten. Een e-mailadres (en dus een contactpersoon) telt als 1 “Contact”. Het maakt dus niet uit op hoeveel lijsten dit e-mailadres voorkomt.

Ordenen op basis van Tags

Door gebruik te maken van “Tags” of labels in ActiveCampaign heb je een snelle en flexibele manier in handen om de status van een contactpersoon aan te geven of om te tonen dat de contactpersoon onderdeel is van een bepaalde lijst of groep. Je kunt het koppelen van een “Tag” aan een contactpersoon zien als het plaatsen van een de gegevens in verschillende mappen. In ActiveCampaign kun je contactpersonen eenvoudig filteren per label.

Segmenten aanmaken

Het is ook mogelijk om “Segments” aan te maken van contactpersonen die voorzien zijn van een bepaalde “Tag”. Gebruik maken van deze labels is dan ook een goed alternatief voor het ordenen van gegevens op basis van lijsten. Als je een e-mail wilt versturen naar een subgroep met contactpersonen die zijn geordend op basis van “Tags”, dan moet dit bericht altijd naar een “Segment” verzonden worden. Hiervoor zal je dan een “Segment” aan moeten maken zodat het achteraf duidelijk is welke groep met contactpersonen de berichten hebben gekregen.

Lijsten en Tags combineren

Het ordenen van contactpersonen kan ook gedaan worden door de eerder genoemde opties met elkaar te combineren. Je kunt dan per lijst gegevens ordenen en per lijst ook “Tags” aan contactpersonen koppelen. Hierdoor breng je meer structuur aan in de lijsten waardoor je contactpersonen in specifiekere groepen kunt verdelen. Dit maakt het mogelijk om zeer gericht campagnes te versturen naar selecte groepen met contactpersonen.

Organiseren van gegevens met aangepaste velden

Door gebruik te maken van aangepaste velden of “Custom Fields” in ActiveCampaign, is het ook mogelijk om contactpersonen te ordenen. Hiermee kun je contactpersonen filteren en sorteren op specifieke gegevens. Als een contactpersoon bijvoorbeeld interesse heeft in een bepaald product dat jouw bedrijf verkoopt, dan kan dit door deze persoon zijn ingevuld in een “Custom Field”.

Door een dergelijke veld in een formulier te plaatsen kun je er gericht achter komen welke producten de contactpersonen graag gebruiken of kopen. Aan de hand van deze informatie kun je gericht zoeken en gericht mailings versturen naar de contactpersonen die voldoen aan de criteria die gevraagd worden in de aangepaste velden.

Lijsten segmenteren

Zoals je hebt kunnen lezen zijn er verschillende manieren om contactpersonen te ordenen en te organiseren. Om gericht een campagne te kunnen versturen naar de subgroepen in de lijsten die je gebruikt moeten de contactpersonen die aan de gestelde voorwaarden voldoen verdeeld worden in segmenten. Zo kun je bijvoorbeeld alleen berichten versturen aan contactpersonen die interesse hebben in een bepaald product.

Voordelen van gericht segmenteren

Doordat je gericht te werk gaat zal je merken dat je hier verschillende voordelen mee hebt. Als contactpersonen alleen berichten ontvangen die relevant voor hen zijn, dan zullen ze waarschijnlijk meer interesse en aandacht hebben voor de campagnes die je verstuurd. Dit zorgt voor positieve terugkoppeling vanuit de ontvangers waarbij de kans groot is dat berichten sneller worden geopend. Ook zal er dan sneller door een ontvanger op een bepaalde link geklikt worden, zal de website van jouw bedrijf beter bezocht worden, zullen er meer producten worden verkocht en zullen ontvangers eerder mond tot mond reclame maken voor jouw bedrijf.

Gericht mailings doen heeft dus een positief effect op de band die je met jouw klanten opbouwt. Maak daarom gebruik van segmenten in lijsten om gericht te werk te kunnen gaan. Doorloop de volgende stappen om “Segments” te kunnen maken:

• Ga naar het contactoverzicht door in ActiveCampaign bovenin het programma op “Contacts” te klikken.

2. Bovenaan de lijst met contactpersonen zie je een vakje waarin je naar contactpersonen kunt zoeken. Dit is het vakje “Search Contacts”.

3. Door in dit vakje te klikken verschijnt er een optie “Advanced Search”. Kies voor deze functie om in de “Segment builder” van het programma terecht te komen.

4. In de “Segment Builder” kun je de lijsten die je gebruikt in segmenten te verdelen. Dit doe je door de voorwaarden op te stellen waaraan een contactpersoon moet voldoen om in een bepaald segment van een lijst terecht te kunnen komen. Kies daarvoor een categorie die bij het segment hoort en vul de details voor de voorwaarden in. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een voorwaarde te maken die controleert of een bepaalde campagne is geopend door een contactpersoon of dat een bepaalde “Tag” bestaat. Je kunt hierbij gebruik maken van verschillende mogelijkheden om meerdere voorwaarden te creëren. Je kunt meerdere voorwaarden toevoegen en gebruik maken van de functies “AND” en “OR”. Met de “AND” functie zoek je naar contactpersonen die aan een combinatie van de gestelde voorwaarden voldoen, met de “OR” functie zoek je naar contactpersonen die aan één van de voorwaarden voldoen.

5. Om de instellingen te controleren klik je op “Search”. Met deze functie worden alle contactpersonen getoond die voldoen aan de voorwaarden die je zojuist hebt opgesteld. Als alles klopt dan ga je vervolgens terug naar het zoekscherm en klik je op “Save Segment”. Het segment is nu opgeslagen zodat je de volgende keer dat je een campagne gaat verzenden, dit segment eenvoudig kan selecteren in het keuzemenu voor segmenten.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Contactpersonen beheren in ActiveCampaign
• Custom Fields en Tags
• Hoe je automatische e-mails kan verzenden zodra een webpagina wordt bezocht