“Organization Field”

Een “Organization Field” is een veld dat standaard in het systeem verwerkt is. Met het veld kan eenvoudig worden getoond voor welke organisatie de gekoppelde contactpersoon werkzaam is. Dit type veld is gekoppeld aan het “Deals” gedeelte in ActiveCampaign. Gebruik maken van deze functie is dan ook alleen mogelijk voor gebruikers met een Plus, Professional of Enterprise account waarin het “CRM & Deals” gedeelte van de software beschikbaar is gemaakt.

In het “Contacts” overzicht in ActiveCampaign worden de organisatie bij de gekoppelde contactpersonen getoond. Ook als de gebruiker naar de profielpagina van een contactpersoon gaat, dan kan daar getoond worden bij welke organisatie de contactpersoon werkzaam is. Deze functie kan ook gebruikt worden om “Deals” in elke fase van een “Pipeline” te sorteren zoals hieronder getoond wordt.



Een andere mogelijkheid om dit veld te gebruiken is voor de zoekfunctie in het “Deals” overzicht. Hiervoor kan het drop down menu voor “Field” onder “Search Pipeline” voor organisaties geselecteerd worden zoals hieronder getoond wordt.



Het is belangrijk om te weten dat dit veld ook gebruikt kan worden voor contactpersonen die niet aan een “Deal” gekoppeld zijn. In dit artikel zal worden toegelicht hoe de pagina voor “Organizations” beheert kan worden, welke andere opties gebruikt kunnen worden om “Organizations” toe te voegen en hoe “Organizations” gekoppeld kunnen worden aan een contactpersoon.

Beheer van de “Organization” pagina

Op de pagina voor “Organizations” is het mogelijk om organisaties toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. In dit gedeelte van de software ziet de gebruiker een overzicht van hoeveel “Contacts” er bij een specifieke “Organization” werken en hoeveel “Deals” er aan deze organisatie gekoppeld zijn.

Alle “Organizations” die zijn aangemaakt doormiddel van het “Organization Field” in de software worden op deze pagina getoond. Zodra een nieuwe organisatie wordt toegevoegd, dan kan deze later gekoppeld worden aan een contactpersoon. In de volgende stappen wordt het beheer van deze pagina toegelicht.

• De “Manage Organizations” pagina in ActiveCampaign ziet er als volgt uit:

2. Om bij dit gedeelte van de software te komen ga je naar het overzicht voor “Contacts” en klik je op het drop down menu naast “Manage Tags”.

3. Vervolgens selecteer je “Manage Organizations” in het menu dat getoond wordt op het scherm.

4. Je komt nu terecht op de pagina waar de “Organizations” beheerd kunnen worden.
5. Om een nieuwe organisatie toe te voegen kies je voor de optie “New Organization” rechts boven in de hoek van het programma zoals op de afbeelding hieronder te zien is.

6. In het venster dat vervolgens getoond wordt, vul je de naam in van de organisatie die je wilt toevoegen. Vervolgens klik je op “Save” om de “Organization” aan het systeem toe te voegen.

7. Deze naam kan in een later stadium nog worden aangepast. Dit kun je doen door op de “Edit” knop achter de organisatie te klikken op de overzichtspagina.

8. Wil je een “Organization” verwijderen, klik dan op het pijltje achter “Edit”. In het drop down menu dat vervolgens getoond wordt, kun je kiezen voor “Delete”.

9. In de kolom met “Contacts” is te zien hoeveel contactpersonen, die in ActiveCampaign aanwezig zijn, gekoppeld zijn aan de betreffende organisaties. Door op dit getal in deze kolom te klikken komt er een scherm tevoorschijn waarin de gekoppelde contactpersonen getoond worden. Het is in dit scherm ook mogelijk om te zoeken naar specifieke contactpersonen die bij de betreffende organisatie werken. Door op een “Contact” te klikken wordt de gebruiker doorgestuurd naar de profielpagina van de betreffende persoon.

10. De kolom met “Deals” toont het aantal “Deals” dat geassocieerd wordt met de betreffende organisatie. Dit kunnen “Deals” zijn met elk soort status. Door op het nummer van de “Deals” te klikken opent er een scherm die de betreffende “Deals” tonen. Als je op een “Deal” klikt, dan zal je niet worden doorgestuurd naar de betreffende pagina van de “Deal”.

Andere opties om nieuwe “Organizations” toe te voegen aan een account

Naast het toevoegen van een “Organization” via de beheer pagina van de software, zijn er nog 4 andere opties om een nieuwe “Organization” toe te voegen. Dit kan gedaan worden door:

• Handmatig naar een pagina gaan voor een betreffende “Contact” en daar vervolgens te klikken op “Click to add an Organization”. Kies vervolgens voor “Add a New Organization” om de nieuwe organisatie toe te voegen.

2. Een andere manier is om in de bulkeditor gebruik te maken van de “Update Field” functie. Hier kan onder de “Organization Option” gekozen worden voor het toevoegen van een nieuwe organisatie door te kiezen voor “Add New Organization” zoals in de afbeelding hieronder te zien is.

3. Toevoegen van een nieuwe organisatie kan ook door gebruik te maken van de “Update Contact” functie. Met de “Update Contact Automation” functie kan automatisch een organisatie aan een contact worden toegewezen die aan de voorwaarden voldoet.

4. Bij het importeren van gegevens van contactpersonen is het mogelijk om een “Organization Field” toe te voegen aan de gegevens voor de betreffende contactpersonen.

Door gebruik te maken van elk van deze vier opties wordt de nieuwe organisatie ook toegevoegd aan alle relevante “Contacts”. Deze “Organizations” kunnen worden beheerd via de “Manage Organizations” pagina zoals eerder is toegelicht.

“Organizations” koppelen aan een “Contact”

Er zijn twee manieren waarop een “Organization” gekoppeld kan worden aan een “Contact”.

• De eerste mogelijkheid is om via de profielpagina van een “Contact” handmatig de “Organization” toe te voegen. Op de profielpagina kies je dan voor de functie “Click to ad an Organization” om vervolgens de gewenste organisatie aan de contactpersoon te koppelen door deze aan te klikken in het drop down menu.

2. De andere mogelijkheid is door gebruik te maken van de “Update Field” functie in de bulkeditor. Hieronder kan gekozen worden voor een “Organization” die al in het systeem staat of er kan gekozen worden voor het toevoegen van een nieuwe organisatie door op “Add New Organization” te klikken.

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van de functie voor het automatisch bijwerken van contactgegevens om een organisatie toe te voegen aan “Contacts”. Hiervoor kan in de “Update Contact Automation” gekozen worden voor de gewenste “Organization”. De “Organization” die hier ingevuld wordt, moet wel exact overeenkomen met de “Organization” die geregistreerd is op de “Manage Organizations” pagina.

Als dat niet gedaan wordt, dan wordt er een nieuwe “Organization” aangemaakt en wordt dit toegepast op alle “Contacts” die gebruik maken van deze “Automation”.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Filteren van "Deal" gegevens
• Automatisch een notificatie versturen aan “Deal Owners”
• “Calendar Feed” in ActiveCampaign