Page content

“Win Probability”, het voorspellen van de winkansen voor een “Deal”

“Win Probability”, het voorspellen van de winkansen voor een “Deal”

Met de functie voor “Win Probability” is het in ActiveCampaign zeer eenvoudig om te controleren hoe groot de kans is dat een “Deal” succesvol kan zijn met een “Win” als resultaat. De “Win Probability” wordt eenvoudig getoond in een veld met een percentage waarin de win kans te zien is. Hiermee krijg je als gebruiker de mogelijkheid om prioriteiten te stellen aan “Deals” voor het verkoopteam. Dat wil zeggen dat de focus voornamelijk gericht kan zijn op “Deals” die de grootste kans van slagen hebben.

De functie voor “Win Probability” is alleen beschikbaar Professional en Enterprise software pakketten van ActiveCampaign. In dit artikel zal toelichting worden gegeven over “Win Probability”, de verschillende manieren waarop deze functie gebruikt kan worden en hoe de instellingen hiervoor benaderd kunnen worden.

Hoe werkt “Win Probability”?

Elke “Deal” in ActiveCampaign met de status “Open” bevat een regel waarin het percentage van de win kans getoond wordt. Dit is te zien in het tabblad met informatie voor een “Deal”. Onder “Deal Info” is het percentage te bekijken, zoals in de afbeelding hieronder getoond wordt.

Win Probability

“Deals” die al afgerond zijn, dus die als status “Won” or “Lost” hebben, laten geen “Win Probability” zien. Dit komt doordat de “Deal” als is afgesloten. In het veld wordt in plaats daarvan de tekst: “Not yet calculated” getoond. Het percentage van deze win kans is berekend op basis van verschillende factoren die samenhangen met een “Deal” die al een status met “Won” hebben in een “Pipeline”. Elke set met factoren is specifiek en uniek voor een bepaalde “Pipeline”, dat wil zeggen dat de factoren verschillende zijn per “Pipeline”.

Factoren die gekoppeld kunnen zijn aan de bepaling voor “Win Probability” zijn factoren als het aantal “Tasks” dat is aangemaakt, of een “Deal” een bepaalde stadium in een “Pipeline” heeft bereikt of welk domein voor e-mail de contactpersoon gebruikt. Om de “Win Probability” zo accuraat mogelijk te kunnen bepalen voor een “Open Deal” moeten de volgende gegevens aanwezig zijn:

  • “Deals” uit het verleden die op een correcte manier zijn gesloten met als resultaat “Won” of “Lost”.
  • Er moeten minstens 100 tot 150 “Deals” in een “Pipeline” aanwezig zijn die als “Won” gemarkeerd zijn en er moeten een aantal “Deals” met de status “Lost” zijn.
  • Er moet een realistische verdeling zijn tussen “Deals” met de status “Won” en “Lost”.

Als er geen 100 tot 150 “Deals” aanwezig zijn met een status “Won” of “Lost” in een “Pipeline” dan zal op de plek van “Win Probability” de volgende tekst te zien zijn: “Not yet calculated”. Het bijwerken van oude “Deals” naar een status met “Won” of “Lost” zal hierbij niet bijdragen aan de betrouwbaarheid en de nauwkeurigheid van de win kansberekening in de “Pipeline”.

Als de “Win Probability” een percentage van 6% tot en met 94% heeft, dan zal onder “Deal Info” het exacte percentage van de win kans komen te staan. Is de waarde van de “Win Probability” lager of gelijk aan 5% dan staat er op deze plek: “Less than 5%”. Met een percentage dat gelijk is of hoger is dan 95% wordt de tekst: “Greater than 95%” zichtbaar. Des te meer “Deals” er in een “Pipeline” worden afgesloten met een status als “Won” of “Lost”, des te nauwkeuriger kan de “Win Probability” berekend worden. standaard worden deze gegevens elke 6 uur berekend en direct nadat een “Win Probability” instelling is bijgewerkt.

Opmerkingen:

  • “Deals” die reeds een status “Won” of “Lost” hebben, hebben geen invloed meer op de berekeningen voor de “Win Probability”. Deze “Deals” zullen als “Win Probability” waarde “Not yet calculated” hebben.
  • Als een “Deal” met de status “Won” or “Lost” gesloten is en weer wordt geopend, dan zal dit geen invloed hebben op de berekeningen voor de “Win Probability”. Wel wordt er onder “Deal Info” een nieuw percentage voor de win kans getoond.
  • Als een “Deal” van een “Pipeline” naar een andere “Pipeline” wordt verplaatst dan is de data die voor de berekeningen van deze “Deal” gebruikt worden niet meer accuraat. De waarde die getoond wordt zal berekend zijn aan de hand van gegevens uit de nieuwe “Pipeline”. Deze informatie is dus niet betrouwbaar.
  • Het is aan te raden om een nieuwe “Deal” aan te maken in plaats van een “Deal” met een status als “Won” of “Lost” opnieuw te openen. Als een gesloten “Deal” opnieuw wordt geopend is er namelijk wel een waarde voor “Win Probability” te zien, maar zullen de gegevens uit deze “Deal” niet meetellen voor nieuwe berekeningen.

Toegang krijgen tot de instellingen voor “Win Probability”

“Win Probability” instellingen kunnen voor elke “Pipeline” in het systeem worden bekeken en aangepast. Elke “Pipeline” heeft dan ook zijn eigen “Win Probability” instellingen. Op deze manier kunnen de afzonderlijke instellingen naar wens worden aangepast. Het is belangrijk om te weten dat de aanpassingen die in de instellingen worden gedaan invloed hebben op de berekeningen voor de “Win Probability”. Om de instellingen voor “Win Probability” in een “Pipeline” aan te passen kunnen de volgende stappen gevolgd worden.

  1. Klik op “Settings” links onder in het programma.

Win Probability | Settings

  1. Er opent nu een nieuw navigatie menu aan de linkerkant van het scherm. Hier kies je voor de functie “Deals”.

Win Probability | Settings | Deals

  1. Onderaan het scherm met instellingen voor “Deals” zie je de instellingen voor “Win Probability” zoals te zien is in de afbeelding hieronder.

Win Probability instellingen

  1. Elk tabblad voor de instellingen van de “Win Probability” is een andere “Pipeline” die in het ActiveCampaign account door jouw organisatie gebruikt wordt. Deze “Pipelines” hebben hier dan ook allemaal hun eigen instellingen voor het berekenen van de win kans.

Win Probability Pipelines

“Data Start Date”: instellingen voor “Win Probability”

De eerste instellingen die er per tabblad getoond worden, zijn de instellingen voor “Data Start Date”. Hier kan de datum worden ingevuld waarop de software begint met het verzamelen van gegevens die specifiek aan een bepaalde “Deal” gekoppeld zijn. De informatie die vanaf deze datum wordt verzameld zal dan vervolgens door de software gebruikt worden voor het berekenen van de “Win Probability” voor de specifieke “Pipeline”.

Alle gegevens van “Deals” in de “Pipeline” die gegenereerd zijn voor de datum in dit veld worden niet meegenomen in de berekeningen. De waarde die standaard in het veld voor “Data Start Date” getoond wordt is de datum dat de “Pipeline” in “ActiveCampaign” is aangemaakt. Deze datum kan handmatig worden aangepast door op het veld te klikken en een nieuwe datum te selecteren. Na het aanpassen van deze gegevens kan het tot ongeveer 30 minuten duren voordat er nieuwe berekeningen voor de “Win Probability” gedaan worden door de software.

Data Start Date

Om de waarden van de datum te herstellen naar de oorspronkelijke datum dat de “Pipeline” was aangemaakt kun je op “Reset to default” klikken. Deze datum kan niet verder in het verleden worden ingesteld dan het moment dat de “Pipeline” was aangemaakt.

Reset to default

“Sales Cycle Length”: instellingen voor “Win Probability”

Onder de gegevens voor “Data Start Date” staan de instellingen voor de “Sales Cycle Length”. Dit is informatie die toont wat de langste periode is voordat een “Deal” als “Won” of “ Lost” gemarkeerd wordt door de gebruikers. Deze informatie wordt gebruikt om de verkoopcyclus per “Pipeline” beter te begrijpen. Hierdoor kan de “Win Probability” nauwkeuriger en accurater worden berekend. De standaard waarde van het veld voor “Sales Cycle Length” is 20 dagen.

Sales Cycle Length instellingen

Het is mogelijk om deze waarde handmatig aan te passen om ervoor te zorgen dat de waarde beter bij de verkoopcyclus voor de betreffende “Pipeline” aansluit. Om deze gegevens aan te passen kan er een nieuw getal in worden getoetst in het daarvoor bestemde vakje. Met het drop down menu kan er gekozen worden voor de waarden in: “Days”, “Weeks”, “Months” en “Years” zoals hieronder getoond wordt.

Days | Weeks | Months | Years

Het is aan te raden om in dit veld gegevens in te vullen die zo accuraat mogelijk zijn. Als de “Sales Cycle Length” te kort is, dan kan dit kostbare data voor de berekeningen van de “Win Probability” kosten. Een “Open Deal” die langer open staat dan dat de “Sales Cycle Length” zou moeten duren wordt door het systeem gezien als “Lost” in de berekeningen voor “Win Probability”. Het systeem herkent deze “Deals” zelf niet als verloren, ze worden dus ook niet automatisch als “Lost” gemarkeerd hierdoor. Na het bijwerken van de gegevens in dit veld kan het tot 30 minuten duren voordat er nieuwe berekeningen worden gedaan door de software.

“Win Probability Factors”: instellingen voor “Win Probability”

Onder de “Sales Cycle Length” zijn de factoren te zien die gebruikt worden om de “Win Probability” te berekenen voor de betreffende “Pipeline”. Er kunnen wel meer dan 100 verschillende factoren gebruikt worden, maar voor het maken van de berekeningen worden alleen de 20 meest relevante factoren getoond worden. Dit zijn de factoren die de berekeningen van de win kans het meest kunnen beïnvloeden. De factoren kunnen verschillen per “Pipeline”. Deze factoren kunnen ook in de loop van de tijd veranderen omdat het systeem meer leert over de verkoopprocessen die er in ActiveCampaign lopen.

Win Probability Factors

Standaard staan de waarden voor de factoren ingeschakeld door middel van het schuifje aan het eind van de regel. Deze regels staan dus allemaal op “On”. Als je weet dan een bepaalde factor niet relevant is voor de organisatie, dan kan deze waarde eenvoudig op “Off” worden gezet door het schuifje van “On” naar “Off” te bewegen met de muis. Als een waarde op deze manier wordt uitgeschakeld, dan zal deze niet meer meegenomen worden als factor voor het uitvoeren van de berekeningen voor de “Win Probability”. Na het invoeren van dergelijke aanpassingen aan “Win Probability Factors” kan het tot een uur duren voordat de nieuwe waarden worden meegenomen in de berekeningen.

Win Probability ON or OFF

Segmenten aanmaken door gebruik te maken van “Win Probability” gegevens

De informatie die tot stand komt voor de “Win Probability” kan gebruikt worden als voorwaarden voor het aanmaken van “Segments”. Hiermee is het mogelijk om in “Deals” te vinden met een specifieke waarde voor “Win Probability” of als de waarde van de “Win Probability” binnen een bepaalde reikwijdte valt. Om gebruik te kunnen maken van deze functie kunnen de volgende stappen gevolgd worden.

  1. Ga naar de “Segment Builder” in ActiveCampaign.
  2. Klik in het veld voor “Search Contacts”.
  3. Kies vervolgens bij “Select a condition” voor “Deals”. In de lijst die daarna getoond wordt kan er gekozen worden voor de voorwaarde “Win Probability”. Klik hierop en geef vervolgens de waarde in waaraan de “Deals” moeten voldoen die gezocht worden.

Het is mogelijk om te segmenteren met “Win Probability” als voorwaarde op basis van:

  • “Is” = de waarde is gelijk aan de waarde die is ingegeven
  • “Is Not” = de waarde is niet gelijk aan de waarde die is ingegeven
  • “Greater Than” = de waarde voor een “Deal” is hoger dan de ingevoerde waarde
  • “Greater Than or Equal To” = de waarde voor een “Deal” is hoger dan of gelijk aan de ingevoerde waarde
  • “Less Than” = de waarde voor een “Deal” is lager dan de ingevoerde waarde
  • “Less Than or Equal To” = de waarde voor een “Deal” is lager dan of gelijk aan de ingevoerde waarde

Door gebruik te maken van deze functie is het mogelijk om gericht “Segments” aan te maken op basis van de specifieke gegevens die tot stand zijn gekomen voor de berekeningen van de “Win Probability”.

Win Probability

    Comment Section

    0 reacties op ““Win Probability”, het voorspellen van de winkansen voor een “Deal”

    Plaats een reactie


    *