“Calendar Feed” in ActiveCampaign

Met de “Calendar Feed” functie van ActiveCampaign is het mogelijk om “Tasks” te synchroniseren met een externe agenda. Het is hiermee mogelijk om deze taken automatisch in een Google agenda, Apple agenda of Microsoft Outlook agenda te plaatsen. Het is ook mogelijk mo “Tasks” doormiddel van deze functie aan andere agenda’s te koppelen als dit wordt ondersteund door de software.

Het gebruik maken van deze functie is alleen mogelijk voor gebruikers met een ActiveCampaign Plus, Professional of Enterprise account waarin de “Deals & CRM” onderdelen beschikbaar zijn gemaakt.

Mogelijkheden met “Calendar Feed”

Met de functie “Calendar Feed” kunnen gebruikers verschillende functies gebruiken. Zo is het mogelijk om “Tasks” die aan een bepaalde “Deal” gekoppeld zijn te tonen in een agenda, “Tasks” die aan “Contacts” gekoppeld zijn te tonen, “Tasks” die zowel aan “Deals” en “Contacts” gekoppeld zijn weer te geven en “Tasks” te synchroniseren voor de beheerder van de betreffende taken. Deze laatste functie is alleen zichtbaar voor gebruikers met een beheerders account in ActivceCampaign.

Aanmaken van een “Calendar Feed”

Om een “Calendar Feed” in ActiveCampaign aan te maken kunnen de volgende stappen worden gevolgd.

Ga naar “Settings” aan de linkerkant van het programma.

Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant van het programma op de functie “Calendar” zoals op de afbeelding hieronder te zien is.

Klik op de blauwe “Add Calendar” knop in het scherm.

Er opent nu een venster waarin een “Calendar” kan worden toegevoegd. Om te beginnen moet de “Calendar” een naam krijgen.

Onder het kopje “Tasks” kun je vervolgens selecteren welke soort taken er gesynchroniseerd moeten worden met de agenda. Hierbij kan gekozen worden voor de volgende mogelijkheden:

All: Met deze functie worden alle “Tasks” die gekoppeld zijn aan “Deals” en “Contacts” gesynchroniseerd met de agenda
Deals: Deze optie kan gekozen worden als er alleen taken gesynchroniseerd moeten worden die gekoppeld zijn aan “Deals”
Contacts: Deze optie kan gekozen worden als er alleen taken gesynchroniseerd moeten worden die gekoppeld zijn aan “Contacts”

In dit voorbeeld wordt er gekozen voor de optie “All” zoals in de afbeelding hieronder te zien is.

Tasks | All

Vervolgens moet er een “Pipeline” gekozen worden waar de “Tasks” aan gekoppeld zijn die in de agenda getoond moeten worden. De “Pipeline” is een reeks met aaneengeschakelde processen die uiteindelijk tot een “Task” of een “Deal” leiden. Het is mogelijk om slechts één of meerdere “Pipelines” te selecteren zoals in de afbeelding hieronder te zien is. Deze optie kan alleen worden ingevuld als het type “Tasks” dat eerder gekozen is op “All” of “Deals” staat. Als “Contacts” geselecteerd is, dan is dit niet mogelijk.

Als de “Calendar Feed” wordt aangemaakt door een account beheerder, dan ziet de gebruiker ook een gedeelte met “Task Owners”. Andere gebruikers die geen beheerders account van ActiveCampaign hebben zien deze optie niet staan in het scherm. Daar is een lijst te zien met de verschillende gebruikers die de “Tasks” in de software kunnen beheren. De naam van de gebruiker die deze instellingen aanmaakt is automatisch al aangevinkt. Dit betekent dat de “Calendar Feed” automatisch de “Tasks” zal bevatten die aan deze gebruiker zijn toegewezen. Dit kan niet worden afgevinkt. Het is verder wel mogelijk om voor één of meerdere gebruikers aan te geven bij wie er “Tasks” gesynchroniseerd moeten kunnen worden met een agenda.

Wil je als gebruiker een melding krijgen op het moment dat een “Task” wordt gesynchroniseerd, dan kun je daarvoor het vakje bij “Include Alerts” aanklikken. Alle notificaties die door de gebruiker zijn ingesteld voor “Tasks” zullen als notificatie in de agenda van de betreffende gebruiker getoond worden.

Klik vervolgens op de groene knop met “Add” om de stappen te voltooien.

De URL voor de “Calendar Feed” die je zojuist hebt ingesteld wordt nu getoond op de “Calendar” pagina van ActiveCampaign. Deze link is nodig om een agenda met de software te kunnen koppelen en ervoor te zorgen dat de instellingen die je zojuist gedaan hebt synchroniseren met een agenda.

“Calendar Feed” toevoegen aan een agenda

Nu er een “Calendar Feed” is aangemaakt, is het mogelijk om deze toe te voegen aan een agenda. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van de URL zoals die in de voorgaande stappen als resultaat getoond is. Om de koppeling te maken met een agenda moet de URL gekoppeld worden aan de agenda software. Dit kan worden gedaan voor een Google agenda, een Apple agenda, een Microsoft Outlook agenda en andere agenda’s die koppeling met de software ondersteunen. Hieronder wordt toelichting gegeven over het koppelen van de “Calendar Feed” met de eerder genoemde agenda’s.

Voor andere agenda’s is het aan te raden om de ondersteuning van de betreffende software te raadplegen zodat de “Calendar Feed” kan worden gekoppeld. Voor gebruikers met een beheerders account geldt dat alle “Tasks” getoond worden in de agenda die nog voltooid zijn. Voor reguliere gebruikers geldt dat alleen de niet voltooide taken getoond worden die aan de betreffende gebruiker zijn toegewezen.

“Calendar Feed” toevoegen aan Google agenda

Om de eerder aangemaakte “Calendar Feed” toe te voegen aan een Google Agenda kunnen de volgende stappen gevolgd worden:

Ga in ActiveCampaign naar jouw persoonlijke afbeelding om instellingen die gekoppeld zijn aan het account in te kunnen zien. Kies vervolgens voor “My Settings”.
Kies de optie “Calendar” in het menu aan de linkerzijde van het scherm.
Kopieer vervolgens de URL, de link die bij de eerdere stappen als resultaat van de instellingen voor de “Calendar Feed” tot stand is gekomen.
Open de Google agenda waarmee de koppeling gemaakt moet worden.
Klik daar vervolgens op het drop down menu bij de optie “Other Calendars” aan de linkerzijde van het menu.
Kies de optie “Add by URL” of, in het Nederlands, “Toevoegen via een link”.
Kopieer vervolgens de link van de “Calendar Feed” uit ActiveCampaign naar de regel.
Klik tot slot op “Add Calendar” om de stappen te voltooien.

“Calendar Feed” toevoegen aan Apple agenda

Ga in ActiveCampaign naar de instellingen die gekoppeld zijn aan het account in te kunnen zien. Kies vervolgens voor “My Settings”.
Kies de optie “Calendar” in het menu aan de linkerzijde van het scherm.
Kopieer vervolgens de URL, de link die bij de eerdere stappen als resultaat van de instellingen voor de “Calendar Feed” tot stand is gekomen.
Open de Apple agenda waarmee de koppeling gemaakt moet worden.
Kies in de Apple agenda voor “File” en vervolgens “New Calendar Subscription”.
Plak hier de link van de “Calendar Feed” uit ActiveCampaign en klik vervolgens op “Subscribe”.
Het is vervolgens mogelijk om de agenda een naam te geven en een kleur toe te voegen waarmee de betreffende agenda items eenvoudig herkent kunnen worden.
Selecteer vervolgens een locatie waarin de “Calendar Feed” getoond moet worden en klik tot slot op “OK” om de stappen te voltooien.

“Calendar Feed” toevoegen aan Microsoft Outlook agenda

Ga in ActiveCampaign naar de instellingen die gekoppeld zijn aan het account door op de afbeelding van de gebruiker te klikken. Kies vervolgens voor “My Settings”.
Kies de optie “Calendar” in het menu aan de linkerzijde van het scherm.
Kopieer vervolgens de URL, de link die bij de eerdere stappen als resultaat van de instellingen voor de “Calendar Feed” tot stand is gekomen.
Open de Microsoft Outlook agenda waarmee de koppeling gemaakt moet worden.
In de navigatiebalk van Microsoft Outlook moet vervolgens worden geklikt op de “App Launcher”. Dit is een vierkant icoontje dat bestaat uit kleine witte vierkantjes. Klik vervolgens op “Calendar”.
In de agenda van Microsoft Outlook kan er vervolgens voor “Add Calendar” worden gekozen door op het drop down menu bij “New” te klikken.
Kies voor “From internet” en kopieer vervolgens de link uit ActiveCampaign voor de betreffende “Calendar Feed” naar de daarvoor bestemde regel.
Er kan tot slot nog een naam voor de koppeling worden gekozen.
Om de stappen af te ronden klik je op “Save”.

Het bewerken van een “Calendar Feed”

De naam van de “Calendar Feed”
Het type “Tasks” dat gesynchroniseerd moet worden met een agenda
Welke “Pipelines” er gekoppeld moeten zijn met de “Calendar Feed”. Deze functie is alleen te gebruiken als er bij het type “Tasks” voor “All” of “Deals” is gekozen.
De “Task Owners” kunnen worden aangepast. Dit is alleen mogelijk voor gebruikers van ActiveCampaign met een beheerders account.
Het aan of uitzetten van notificaties als “Tasks” worden toegevoegd of voltooid zijn.

Ga in ActiveCampaign naar de “Calendar” pagina. Daar staan de “Calendar Feeds” die eerder zijn aangemaakt. Om wijzigingen aan te brengen klik je op “Edit” aan het einde van de regel voor de “Calendar Feed” die je wilt bewerken zoals in de afbeelding hieronder getoond wordt.

Er opent een venster voor “Edit Calendar”. Hier kunnen alle wijzingen worden gedaan die je wilt doen aan de “Calendar Feed”.

Om de wijzigingen op te slaan kies je vervolgens voor “Save” onderin het scherm. Alle wijzigingen die worden gedaan in dit venster, worden ook gelijk doorgevoerd in de gekoppelde agenda. Het is dus niet nodig om de koppeling doormiddel van de URL opnieuw te maken met de agenda die gebruikt wordt.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

Reactie plaatsen