Deal Scoring in ActiveCampaign

Een "Deal" score is de score die wordt toegepast op een open "Deal". Dit is gebaseerd op de activiteiten die de waarde van een "Deal" kunnen verhogen of verlagen. Door gebruik te maken van een score kun je als bedrijf evalueren en prioriteiten stellen die betrekking hebben op de snellere verkoop van producten of diensten. Voor het toekennen van een "Deal" score wordt er gebruik gemaakt van numerieke waarden.

Hoe hoger de score is, hoe beter de "Deal" zal zijn. Deze score is dynamisch en kan worden verhoogt of verlaagt waardoor het verschillen kunnen ontstaan op basis van bepaalde voorwaarden die je voor een "Deal" score instelt. De scores worden gemaakt door bepaalde voorwaarden te stellen en door het gebruik van "Automations".

Als een "Deal" aan een gestelde voorwaarde voldoet, dan worden de gekoppelde punten aan deze voorwaarde toegekend. Alle punten bij elkaar vormen dan de totale score. Zo kun je bijvoorbeeld een voorwaarde stellen die 10 punten toekent als een "Deal" in een "Stage" van een "Pipeline" is waarin er contact gelegd is met de contactpersoon. Als een andere voorwaarde een bepaald inkomen vraagt voor het toekennen van 10 punten en als er aan deze voorwaarden word voldaan, dan is de "Deal" score, dus het totaal, 20 punten.

Wanneer maak je gebruik van "Deal Scoring"?

Er zijn verschillende redenen waarom je gebruik zou kunnen maken van "Deal" scores. Dit kan voornamelijk gebruikt worden om de verkoopafdeling binnen het bedrijf te ondersteunen bij het afsluiten van "Deals" met de hoogste waarden. Je kunt hiermee ook zien welke "Deals" minder kans maken om afgesloten te worden. Hieronder zie je verschillende mogelijkheden voor het gebruik van "Deals Scoring".

• Je kunt punten toekennen als een contactpersoon in een bepaalde "Pipeline" terecht komt. Als je dan bijvoorbeeld 100 punten toekent bij het toetreden van de "Pipeline" dan kun je deze score de voorwaarde geven dat het proces binnen een bepaalde tijd moet worden voltooid. Is dit niet het geval, dan kun je punten van het totaal aftrekken. Heb je bijvoorbeeld na 14 dagen niks gehoord, dan kun je ervoor kiezen om een bepaald aantal punten van het totaal af te halen. Als je dit om de twee dagen laat doen, dan kan er eenvoudig worden gezien dat een contactpersoon niet verder komt. Hoe minder punten er zijn, hoe kleiner de kans wordt dat de verkoopafdeling een succesvolle "Deal" kan sluiten met de contactpersoon. Dit biedt de mogelijkheid om de focus op "Deals" te leggen met een hogere score.
• Je kunt hiermee eenvoudig "Deals" vinden met een hoge score. Dit kan door de scores samen te vatten. Je kunt bijvoorbeeld een "Deal" score maken voor een contactpersoon die actief is met betrekking tot de communicatie met jouw bedrijf, die in een bepaalde regio woont en die zich heeft gericht op een bepaald product dat je aanbiedt als bedrijf. Als deze informatie wordt opgeteld en samengevat, dan kun je daar een bepaalde "Deal" score aan koppelen.
• Met een "Deal" score kun je ook contactpersonen vinden op basis van de acties die zij hebben uitgevoerd. Als je bijvoorbeeld een "Automation" hebt waarvan je weet dat de kans 75 % is dat daar een "Deal" uitkomt als de contactpersoon bij de "Automation" terecht komt, dan kun je daar op in spelen. Dit doe je door een "Deal" score toe te kennen aan elke contactpersoon die de "Automation" binnenkomt en daar vervolgens een melding van te maken bij de verkoopafdeling.
• Met een "Deal" score wordt het ook eenvoudiger om te zoeken naar "Deals". Dit kan door gebruik te maken van een geavanceerd filter. Door dit te doen kunnen de beste "Deals" in één overzicht worden getoond. Dit kan door de volgende stappen te doorlopen.

Deals zoeken en toevoegen

• Ga in ActiveCampaign naar het tabblad "Deals" en klik op de optie “Advanced”. Er opent nu een scherm dat het mogelijk maakt om "Deals" te zoeken op basis van aanmaakdatum, datum dat een "Deal" is bijgewerkt, waarde, "Task", zoekwoord en score.

2. Selecteer de voorwaarden waaraan de score moet voldoen. Je kunt hierbij kiezen of een score groter dan, kleiner dan of gelijk aan een bepaalde waarde moet zijn. Deze waarde vul je vervolgens in het laatste vakje in. Als je daarmee klaar bent klik je op “Apply”. Door deze actie uit te voeren worden alle "Deals" getoond die overeenkomen met de voorwaarden die je in het filter hebt ingesteld.

• Een andere reden om gebruik te maken van "Deal" scores is omdat je "Deals" dan kunt sorteren in een specifieke fase van het proces. Door "Deals" te sorteren op hun score in deze "Stage", kun je de voortgang van de betreffende "Deals" op dat punt bekijken. Om dit te doen klik je op het tandwiel in de rechterbovenhoek van het scherm. Vervolgens kies je voor “Edit Stage". Er opent nu een scherm met "Stage Options". Onder het kopje "Deal Sorting" selecteer je dan "Deal Score", de titel van de score en of je de "Deals" in oplopende of aflopende volgorde getoond wilt hebben.

Aanmaken van een statische "Deal" score

Onder het tabblad met “Contacts” in ActiveCampaign kun je statische "Deal" scores aanmaken. Dit zijn scores die slechts éénmaal op een "Deal" kunnen worden toegepast. Dit kun je doen door de volgende stappen te volgen.

• Voor het aanmaken van een statische, dus éénmalige, "Deal" score ga je naar het tabblad “Contacts”. Vervolgens klik je op “Manage Scoring”.

2. Kies voor “Add New Score” en selecteer vervolgens "Deal Score".

3. Kies in het volgende scherm voor “Add New Rule” zoals in de afbeelding hieronder te zien is. Er opent nu een scherm waarin je bepaalde voorwaarden kunt koppelen aan de scores die je wilt laten toekennen. Je kunt de voorwaarde een titel en een korte omschrijving geven.

4. Zodra je klaar bent klik je op “Active” rechts bovenin de hoek en vervolgens op "Save" om de instellingen op te slaan.

Aanmaken van een dynamische "Deal" score       

Een dynamische "Deal" score kan, in tegenstelling tot een statische "Deal" score, vaker worden toegekend. Deze scores kunnen worden gemaakt met behulp van "Automations" die zo zijn ingesteld dat ze ook meerdere malen kunnen worden uitgevoerd. Je kunt er dan voor kiezen om punten toe te kennen of af te trekken van de score als er bepaalde acties worden ondernomen of juist niet worden ondernomen. Voordat je deze "Automation" instelt is het wel noodzakelijk dat er al voorwaarden voor het toekennen van een "Deal" score zijn gesteld.

Dynamische ''Deal'' score

Om een dynamische "Deal" score aan te maken kun je de volgende stappen volgen.

• Klik op "Automations" bovenin het menu en klik vervolgens op “New Automation". Selecteer vervolgens “Start from Scratch".
• Zodra je dit doet opent er een scherm met verschillende voorwaarden die gebruikt kunnen worden als "Trigger". Deze "Trigger" zal de "Automation" laten starten die gekoppeld is aan de handeling die je instelt. "Triggers" kunnen worden gebruikt om punten aan een score toe te voegen of om punten af te trekken. Enkele voorbeelden zijn:


• Het toekennen van punten als een contactpersoon in een "Pipeline" komt via de "Trigger": “Enters a pipeline"
• Punten toekennen of aftrekken als een "Stage" in een "Pipeline" wijzigt met de "Trigger": “Deal Stage Changes”
• Punten toekennen als een contactpersoon een e-mail beantwoordt met behulp van de "Trigger": “Replies to an E-mail”
• Het toekennen van punten als een contactpersoon een actie voltooid via de "Trigger": “Action completed”.

In dit voorbeeld zullen we een voorwaarde stellen die 10 punten toevoegt aan de "Deal" score telkens als er vanuit een contactpersoon een antwoord komt op een persoonlijke e-mail. Een persoonlijke e-mail is een bericht die wordt verzonden vanaf de profiel pagina van een contactpersoon, vanaf de "Deal" pagina of direct vanuit het e-mail account dat je hebt gekoppeld aan ActiveCampaign.

3. Klik hiervoor op de “Replies to an e-mail” "Trigger" en selecteer vervolgens: “When a contact replies to a personal e-mail”.

4. Stel de "Trigger" nu zo in dat deze meerdere malen kan worden uitgevoerd. Dit doe je door te kiezen voor “Multiple Times” bij “Run”. Klik vervolgens op “Add Start”.
5. Je kunt nu de actie toevoegen die de "Deal" score kan aanpassen. Dit doe je door op het + teken onder de zojuist ingestelde "Trigger" te klikken.

6. Er opent nu een scherm waarbij je onder de categorie “CRM” kunt kiezen voor “Adjust Score”.
7. In het scherm dat nu opent selecteer je of er een bepaalde score moet worden toegekend of worden afgetrokken van het totaal. Ook kun je het aantal punten die moeten worden toegekend of afgetrokken invullen. Selecteer vervolgens de "Deal" score die moet worden aangepast en kies wanneer de score verloopt. Je kunt ook aangeven welke "Deals" beïnvloed worden voor jouw contactpersonen door deze score. Selecteer vervolgens de "Pipeline" waarop deze instellingen moeten worden toegepast en kies voor de optie "Save".

"Automations" laten starten op basis van "Deal" scores

Met "Deal" scores is het ook mogelijk om een "Automation" te laten starten op het moment dat een contactpersoon een bepaalde score heeft behaald. Deze functie kun je gebruiken om dan bijvoorbeeld een bericht te sturen aan de verkoopafdeling met de stand van zaken omtrent de "Deal". Dit kan door de volgende stappen te doorlopen.

• Klik op “New Automation" en vervolgens op “Start from Scratch". Klik vervolgens op “Create”.
• Selecteer vervolgende de "Trigger" voor “Score Changes” in het scherm dat nu opent. Je kunt dan selecteren welke score er gebruikt moet worden voor het starten van de "Trigger".
• Tot slot vul je de score in die bereikt moet zijn om de "Trigger" de betreffende "Automation" te kunnen laten starten. Ook kun je selecteren of dit proces éénmalig is of meerdere keren kan worden uitgevoerd. Klik tot slot op “Add Start” om de instellingen te voltooien.



Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Deals markeren in ActiveCampaign
• E-mail accounts koppelen
• Problemen oplossen met gekoppelde e-mail accounts