Importeren en toevoegen van contacten in ActiveCampaign

Er zijn verschillende manieren in ActiveCampaign om contactpersonen of “Contacts” toe te voegen. In totaal kun je gebruik maken van 8 verschillende manieren om gegevens van contactpersonen toe te voegen. Dit kan op de volgende manieren:

• Contacten importeren uit een CSV-bestand
• Handmatig contacten invoeren
• Door het plaatsen van formulieren op een website om contacten te verzamelen
• Contactpersonen importeren uit andere software
• Door aanmeldingen die binnen komen via e-mail
• Door aanmeldingen die binnen komen via SMS
• Door contacten te importeren vanuit een externe database
• Het toevoegen van contacten met de API in ActiveCampaign

Het wordt aangeraden om in elk geval gebruik te maken van formulieren die je op de website plaatst voor het verzamelen van gegevens van contactpersonen. Maak hierbij ook gebruik van apps en andere online mogelijkheden om het verzamelen van contactpersonen zoveel mogelijk te kunnen automatiseren.

Lijsten

Voordat het mogelijk is om contactpersonen toe te voegen aan jouw klantenbestand moeten er eerst lijsten gemaakt worden. Een lijst maken kan door de volgende stappen te volgen:

• Klik op de functie “Lists” in het bovenste menu van ActiveCampaign.
• Klik op “Add New List” in de rechter bovenhoek van het scherm.
• Vul alle velden in van het scherm dat zich nu opent. Houdt er rekening mee dat het adres waarvandaan je de mailing wilt doen, een fysiek adres moet zijn. Is dit niet het geval, dan bestaat de kans dat de zending wordt vertraagd totdat het adres is gecorrigeerd.
• Als je klaar bent met het invullen van gegevens, klik je op “Create List”.



Contactpersonen toevoegen

Het toevoegen van contactpersonen in ActiveCampaign kan op verschillende manieren worden gedaan. Je kunt gebruik maken van een CSV-bestand waar de gegevens van de contactpersonen instaan zodat je deze direct naar het programma kunt importeren.

Wil je handmatig contactpersonen toevoegen, dan is dat ook mogelijk. De beste manier om gegevens van contactpersonen in het programma te krijgen is door ze automatisch toe te laten voegen. Dit kan door gebruik te maken van formulieren waar gegevens mee kunnen worden ingezonden, inschrijven van contactpersonen via de e-mail of via SMS. Het is ook mogelijk om gegevens uit een externe database te importeren.


Importeren uit een CSV-bestand

Voor het importeren van gegevens uit een CSV-bestand ga je naar het tabblad “Contacts” in ActiveCampaign. Vervolgens klik je op de knop “Import” zoals in de afbeelding hieronder te zien is. Klik vervolgens op “Import File”.



In het scherm dat nu wordt geopend zoek je naar het CSV-bestand dat je wilt gebruiken voor het importeren van gegevens. Selecteer dit bestand en klik op “Open”. De gegevens worden nu in de software verwerkt en je komt in een scherm terecht waar je de kolommen met gegevens vanuit het bestand kunt koppelen aan de velden in ActiveCampaign.

Aan de linkerkant van het scherm zie je een voorbeeld van de gegevens uit het CSV-bestand en aan de rechterkant zie je een keuzemenu met velden die je kunt selecteren zodat ze overeenkomen met de gegevens. Zijn er gegevens die je niet wilt importeren, maak dan gebruik van de optie “Do not import this field”.

Je kunt gegevens koppelen aan standaardvelden die aanwezig zijn in ActiveCampaign, maar ook in aangepaste velden die je zelf hebt aangemaakt. Dit kan door het scherm voor het importeren van gegevens af te sluiten en door in ActiveCampaign zelf velden voor gegevens aan te maken. Zodra de gegevens uit het CSV-bestand gekoppeld zijn aan de juiste velden, selecteer je een lijst met de contactpersonen die je wilt importeren.

Hierbij selecteer je ook de “Tags” die je aan de contactpersonen wilt koppelen moet je “Import as Contact” selecteren. Geef de groep als voorbeeld een “Tag” (label) die verwijst naar de bron van deze contactpersonen. Op die manier kun je later eenvoudig de groep vinden met een zoekopdracht. Door gebruik te maken van de functie “Update Existing Contacts” wordt er gecontroleerd of een contactpersoon al voorkomt in ActiveCampaign.

Is dit het geval, dan worden eventuele nieuwe gegevens aan de bestaande gegevens toegevoegd. Om het proces af te ronden klik je op “Import Now”. De gegevens worden nu geïmporteerd in het programma, afhankelijk van het aantal gegevens kan dit een tijdje duren.


Handmatig contactpersonen toevoegen

Als je in het bezit bent van gegevens van een contactpersoon, dan kun je deze ook handmatig toevoegen. Hiervoor moet je minimaal in het bezit zijn van een e-mailadres omdat het contact bestand daarop gebaseerd is. Om contactpersonen één voor één toe te voegen volg je de volgende stappen:

• Klik op het tabblad met “Contacts” om naar het contactenoverzicht te gaan.
• Klik vervolgens op “+ New Contact” zoals in de afbeelding te zien is.



• Selecteer vervolgens één of meerdere lijsten waarin je wilt dat de contactpersoon voorkomt. Dit kun je doen door de vakjes te selecteren van de lijsten waaraan je de contactpersoon wilt toevoegen.
• Vul de gegevens in van de contactpersoon om het bestand te vullen. De enige gegevens die je verplicht bent in te vullen zijn e-mailadressen. Overige gegevens zijn optioneel.
• Als je klaar bent met het invullen van de gegevens klik je op de knop “Add”. Je hebt nu een contactpersoon handmatig toegevoegd.



Gebruik van formulieren

De beste manier om gegevens van contactpersonen te verzamelen is door gebruik te maken van formulieren. Deze formulieren kun je op de website plaatsen of op een andere manier onder de aandacht brengen. Contactpersonen kunnen dan hun gegevens invullen en door akkoord te geven dat de gegevens voor de gevraagde doeleinden gebruikt kunnen worden, kun je ze ook daadwerkelijk gebruiken. met ActiveCampaign is het eenvoudig om zelf formulieren aan te maken. Voor het aanmaken van formulieren moet je de volgende stappen volgen:

• Klik in het menu bovenin ActiveCampaign op “Forms”
• Voor het maken van een nieuw formulier klik je vervolgens op de groene knop met “New Form”.



• Geef een naam aan het formulier en selecteer aan welke lijst een contactpersoon toegevoegd moet worden als hij of zij gegevens doorgeeft.
• Vervolgens kun je het formulier zo maken als dat je zelf wilt. Hiervoor kun je velden toevoegen waarmee je om bepaalde informatie kunt vragen. Als je klaar bent klik je op “Integrate”.
• Je krijgt nu de mogelijkheid om het formulier op jouw website te plaatsen, gebruik te maken van een WordPress plug-in voor het plaatsen van het formulier op de website of om het formulier op Facebook te plaatsen.



Contactpersonen importeren uit andere software

De kans is groot dat je binnen het bedrijf gebruik maakt van software waarin contactpersonen staan. Deze contactpersonen kunnen met behulp van een paar stappen in ActiveCampaign worden geïmporteerd. Het is aan te raden om in het vervolg alle contactpersonen in de software te plaatsen om de processen omtrent marketing en verkoop zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het importeren van contactpersonen uit andere software kan door het volgen van de volgende stappen:

• Ga naar het tabblad “Contacts” bovenin het scherm.
• Klik op de knop “Import”.
• Als je naar beneden scrolt, zie je een lijst staan met “Integrations”. Hier staan de programma’s van waaruit ActiveCampaign gegevens kan importeren. Kies het programma dat je gebruiken wilt en volg de instructies in het scherm.



Aanmeldingen per e-mail

In ActiveCampaign kan je een e-mailadres maken waarnaar contactpersonen kunnen e-mailen. Door dit te doen wordt er een proces in werking gezet dat automatisch de gegevens van de contactpersoon aan ActiveCampaign toevoegt. Dit kun je doen door:

• Naar “Lists” te gaan bovenin het programma.
• Een lijst te kiezen waarbij je deze instelling wilt toepassen. Klik vervolgens op het pijltje aan het einde van de regel waar de lijst op staat. Je krijgt nu verschillende opties te zien.
• Kies voor de optie “Subscribe by E-mail”.
• Klik op “Add”.
• Selecteer vervolgens de lijsten waaraan de contactpersoon moet worden toegevoegd als de gegevens worden ontvangen.
• Selecteer vervolgens of de contactpersoon wordt toegevoegd of uitgeschreven bij een lijst.
• Klik op “Add”.
• Kopieer tot slot het e-mailadres dat in beeld komt te staan. Dit is het e-mailadres waarnaar contactpersonen kunnen e-mailen. Zodra er een e-mail wordt ontvangen op dit adres, zullen de gegevens die zijn ontvangen in ActiveCampaign worden verwerkt.




Aanmeldingen per SMS

Net als door gebruik te maken van e-mail is het ook mogelijk om contactgegevens automatisch toe te laten voegen met behulp van SMS. Om dit te kunnen doen volg je onderstaande stappen:

• Naar “Lists” te gaan bovenin het programma.
• Een lijst te kiezen waarbij je deze instelling wilt toepassen. Klik vervolgens op het pijltje aan het einde van de regel waar de lijst op staat. Je krijgt nu verschillende opties te zien.
• Kies voor de optie “Subscribe by SMS”.
• Vervolgens wordt er om een telefoonnummer gevraagd waarnaar een SMS verzonden kan worden. Ook wordt er om een “Keyword” gevraagd die met de SMS moet worden verzonden. Dit woord is belangrijk omdat ActiveCampaign op zoek gaat naar het “Keyword” zodat de gegevens gevonden en gekoppeld willen worden. Houdt dit woord simpel.
• Klik vervolgens op “Activate”.
• Tot slot wordt er gevraagd of je een bericht wilt opmaken die wordt verzonden naar de contactpersonen. Als je dit hebt gedaan klik je op “Save Settings” om de instellingen op te slaan.



Contactpersonen synchroniseren met een database

Wanneer je gebruik maakt van een externe database voor het beheren van de gegevens van contactpersonen, dan is het wel zo prettig dat je deze gegevens in ActiveCampaign kunt gebruiken en andersom. Met ActiveCampaign is het mogelijk om contacten toe te voegen en te synchroniseren vanuit MySQL-, MSSQL- en PostGreSQL-databases. Doorloop hiervoor de volgende stappen:

• Klik in het menu bovenin op het tabblad “Contacts”.
• Klik vervolgens op het pijtje naast “Manage Scoring” om een menu te krijgen en kies voor de optie “Run Database Sync”.



• Vervolgens kun je kiezen welke gegevens je vanuit een bepaalde database wilt overnemen. Ook kun je velden met gegevens van ActiveCampaign koppelen aan de gegevens uit de database. Door dit te doen worde de gegevens van contactpersonen precies zo overgenomen als dat jij graag wilt.
• Klik vervolgens op “Run Sync” om de gegevens vanuit de database te synchroniseren met ActiveCampaign. Als er nieuwe contactpersonen aan de database worden toegevoegd moet deze functie opnieuw worden gebruikt. De gegevens van nieuwe contactpersonen worden dan toegevoegd, dit gebeurt niet automatisch.



Contactpersonen toevoegen met de API in ActiveCampaign

De laatste mogelijkheid om contactpersonen toe te voegen is door gebruik te maken van de API van ActiveCampaign. API staat voor Application Programming Interface en biedt onder andere de mogelijkheid om contactgegevens toe te voegen. Voor meer informatie over deze toepassing kun je terecht op de website van ActiveCampaign.


Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

• Goal en Wait actions in ActiveCampaign
• Het maken van kop- en voetteksten in ActiveCampaign
• Hoe verhoog je het aantal e-mails dat geopend wordt in ActiveCampaign?