Mate van misbruik meldingen verminderen | OVA.nl

Mate van misbruik meldingen verminderen

E-mails die je met ActiveCampaign verstuurd in campagnes naar contactpersonen hebben helaas niet altijd het gewenste effect. In sommige gevallen kunnen de berichten terecht komen in de ongewenste post. Het kan ook voorkomen dat een ontvanger niet zit te wachten op de e-mails die je stuurt. Als dit als zeer hinderlijk wordt ervaren dan kan de ontvanger jouw e-mail berichten zelfs als spam of misbruik melden.

Dit heeft negatieve gevolgen voor jou als afzender en kan, als het vaak voorkomt, voor problemen zorgen. Om zoveel mogelijk te voorkomen dat de berichten als misbruik worden gemeld zal er in dit artikel duidelijk worden gemaakt wat je hier tegen kunt doen. Ook kun je hier lezen hoe misbruik gemeld wordt en wat de gevolgen voor jou als afzender kunnen zijn.

Wat zijn misbruik meldingen?

Als iemand een e-mail van jou ontvangt die en deze als spam of phishing meldt bij zijn of haar provider dan wordt dit gezien als een misbruikmelding. Het percentage dan deze misbruikmeldingen is belangrijk omdat er bij veel meldingen problemen voor jou als afzender kunnen ontstaan. Jouw bedrijf kan bijvoorbeeld te boek komen te staan als onbetrouwbaar vanwege de klachten omtrent de e-mails.

Stel dat je bijvoorbeeld een e-mail campagne verstuurd naar 5000 contactpersonen en 5 mensen uit deze lijst melden jouw e-mail bericht als ongewenst, dan is het misbruik percentage als volgt 5 / 5000 = 0,1 %. Als je een gemiddeld percentage van 0,1 % hebt op als het gaat om misbruik dan wordt dit als redelijk normaal beschouwd.

Dat komt dus neer op 1 melding per 1000 verzonden e-mails. Ligt het percentage hoger dan deze 0,1 procent dan heb je te maken met een hoog misbruik percentage. Dit percentage is vastgesteld door grote e-mail providers zoals Gmail.

Hoe wordt misbruik gemeld?

Er zijn twee manieren die het meest voorkomen als een persoon jouw bericht als misbruik wil melden. Dit kan door in het postvak In te klikken op de link met “Dit is spam” of “Spam melden” bij een e-mail. Als er op deze link wordt geklikt dan wordt het bericht gerapporteerd bij de provider als spam. Ook wordt dit dan automatisch doorgegeven aan ActiveCampaign via de e-mail provider.

Als een persoon dan aangeeft dat een bericht voor hem of haar spam is, dan wordt deze persoon op deze manier ook in de meeste gevallen afgemeld voor de lijst in ActiveCampaign waarin de contactpersoon staat. Het is overigens niet mogelijk om te zien welke contactpersonen gebruik maken van deze manier van misbruik melden. De tweede optie om misbruik te melden door een contactpersoon is door in de e-mail die verstuurd is te klikken op de link voor het uitschrijven van een lijst.

Als de contactpersoon dan als reden voor afmelding aangeeft dat hij of zij de berichten als spam beschouwd, dan kun je wel zien welke contactpersonen zich op deze manier hebben afgemeld. Hierbij tellen ook e-mails mee die onbedoeld als spam worden gemarkeerd door de ontvanger.

Welke gevolgen kan dit hebben voor jou als afzender?

Het melden van misbruik door contactpersonen kan gevolgen hebben voor jou als afzender. Als het percentage van meldingen voor misbruik hoger is dan 0,1 procent dan zullen e-mail providers zoals bijvoorbeeld Gmail jouw e-mail berichten ook eerder als spam markeren. In dat geval wordt je ook op de hoogte gesteld en zal er een onderzoek worden ingesteld.

Aan de hand van vragen kan dan onderzocht worden of de e-mails die verzonden zijn ook echt als spam moeten worden behandeld. Het account dat je gebruikt voor ActiveCampaign zal totdat de vragen beantwoord worden dan ook als zodanig gemarkeerd worden. De e-mail et vragen die je ontvangt zal verstuurd worden naar het e-mail adres dat genoteerd staat onder “Account Information”.

Dit kun je vinden als je gaat naar “My Account” en dan “Settings”. Je kunt een e-mail adres invullen in het veld voor “Notification E-mail”. Als het percentage van misbruik zeer hoog is, dan bestaat de kans dat het account dat je gebruikt voor ActiveCampaign inactief wordt gemaakt. Dit wordt gedaan omdat de gebruiksvoorwaarden van de software voor het verzenden van berichten naar ontvangers dan wordt geschonden omdat zij er niet om hebben gevraagd.

Voorkomen van misbruik meldingen

Het beste is natuurlijk om te voorkomen dat je te maken krijgt met een hoge mate van misbruik meldingen. Om ervoor te zorgen dat het misbruik percentage zo laag mogelijk ligt geven we je daarom een aantap handige tips. Aan de hand van deze tips kun je ervoor zorgen dat jouw e-mails niet als spam of ongewenst worden beschouwd door providers en ontvangers van de berichten. Hiervoor geven we de volgende praktische tips:

Zend alleen e-mails naar contactpersonen die zich in de afgelopen hebben aangemeld voor een bepaalde lijst. Zorg voor een goede administratie en haal contactpersonen die langer dan een jaar zonder activiteit in de lijsten staan uit het bestand. De kans is namelijk het grootst dat deze personen een melding zullen maken van misbruik. Als je helemaal veilig te werk wilt gaan dan kun je er het beste voor kiezen om alleen berichten te versturen aan personen die zich in de afgelopen 6 maanden hebben aangemeld voor een lijst. Je kunt dit regelen met behulp van de “Engagement Management Tool” van ActiveCampaign of door gebruik te maken van “Engagement Tagging Automations".
Zorg ervoor dat mensen die zich inschrijven voor een lijst via een formulier op bijvoorbeeld jouw website een bevestigingsmail ontvangen. Je kunt er ook nog voor kiezen om deze personen via een link te laten bevestigen dat de gegevens die zij hebben ingevuld correct zijn en dat zij toestemming geven voor het gebruik van deze gegevens. Hiermee zorg je ervoor dat de e-mail adressen en gegevens ook geldig zijn en gebruikt kunnen worden.
Gebruik geen gegevens die afkomstig zijn vanuit andere afdelingen van jouw bedrijf, die afkomstig zijn van derden of die zelfs zijn ingekocht via een externe partij. De gegevens die je op deze manier krijgt zijn dan zonder instemming en kennis van de contactpersoon bij jou terecht gekomen. De kans is dan ook groot dat de berichten die je naar deze adressen verstuurd als spam gemarkeerd zullen worden door de ontvangers omdat deze personen zich niet rechtstreeks hebben aangemeld voor de betreffende lijsten. Gebruik dus alleen gegevens en lijsten met contactpersonen die zich via jouw eigen website hebben aangemeld.
Zorg ervoor dat je, naast de standaard link voor het afmelden van een lijst, ook een extra afmeldlink in de e-mail geplaatst wordt. Deze kun je het beste op een prominente plek in het bericht plaatsen, bijvoorbeeld bovenin de e-mail. Als een ontvanger de e-mail als ongewenst beschouwd, dan is de kans groter dat deze persoon zich afmeldt voor de lijst op deze manier in plaats van het bericht als misbruik of spam te melden bij zijn of haar provider. Het voordeel hiervan is dat het bericht dan niet wordt meegeteld als misbruik waardoor het misbruik percentage ook niet zal stijgen.
Plaats in het bericht een stuk met tekst waarin aan de ontvanger duidelijk wordt gemaakt hoe zij in de lijst terecht zijn gekomen. Het kan namelijk voorkomen dat een persoon is vergeten dat hij of zij zich heeft aangemeld voor een bepaalde e-mail of lijst. Als dit het geval is, dan zouden de berichten die van jou afkomstig zijn als spam gemarkeerd kunnen worden. Door duidelijk te maken hoe de gegevens bij jouw bedrijf terecht zijn gekomen, kan de contactpersoon herinnert worden aan het feit dat hij of zij zich zelf heeft aangemeld hiervoor. De kans is dan ook groter dat deze persoon zich afmeldt voor de lijst, in plaats van de e-mail als misbruik te melden.
Stuur een welkomstbericht of een reeks met berichten die de stappen na het aanmelden duidelijk maken zodra een contactpersoon zijn of haar gegevens heeft aangemeld via jouw website. Op deze manier worden de ontvangers van de berichten bekend gemaakt met de manier van werken en de e-mails die door jouw bedrijf verstuurd kunnen worden. Daardoor zullen e-mails ook minder snel als ongewenst gemarkeerd worden. Als je pas na enkele maanden een bericht verstuurd dan is de kans groot dat dit onbekend voorkomt voor de ontvanger. E-mails worden in dat geval ook eerder als ongewenst beschouwd.
Maak gebruik van dezelfde vormgeving, huisstijl en hetzelfde e-mail adres of domein waarvandaan je de e-mails verstuurd. Ook het onderwerp en de inhoud van de berichten zijn belangrijk. Zorg er hierbij voor dat deze aansluiten bij de lijst waarvoor de contactpersoon zich heeft aangemeld. Als een contactpersoon zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een lijst die betrekking heeft op producten zoals schoenen, dan komt het vreemd over als een andere afdeling van jouw onderneming e-mails gaat versturen over het vervangen van autobanden.
Zorg ervoor dat de berichten die contactpersonen ook relevant zijn. Maak de berichten persoonlijk door gebruik te maken van de verschillende functies van ActiveCampaign zoals voorwaardelijke inhoud. Als in een bericht de contactpersoon met zijn of haar eigen naam wordt aangesproken, dan is dit al een stuk persoonlijker dan wanneer er staat: “Geachte lezer”. Ontvangers zullen dan eerder geneigd zijn om de berichten als misbruik te melden. Maak je de e-mails persoonlijk, dan zorg je voor klantenbinding. Verstuur dus geen e-mails naar te grote lijsten of in bulk formaat waarbij iedere ontvanger hetzelfde onpersoonlijke bericht ontvangt.

Gerelateerde informatie

In onze kennisbank over ActiveCampaign vind je tientallen relevante artikelen die je helpen om sneller en beter te werken met ActiveCampaign. Leer bijvoorbeeld meer over:

Reactie plaatsen