Page content

Typen Automations

Typen “Automations”

Voor het automatiseren van processen in ActiveCampaign kun je gebruik maken van verschillende soorten “Automations”. Aan de hand van dit artikel zullen deze verschillende typen “Automations” worden toegelicht en zal er duidelijk worden gemaakt hoe je het beste gebruik kunt maken van deze “Automations”. Om het overzichtelijk te maken hebben de “Automations” onderverdeeld in vier categorieën. Deze categorieën zijn:

  • Mogelijkheden voor verzenden
  • Voorwaarden en processen
  • Contactpersonen
  • CRM

Mogelijkheden voor verzenden

De “Automations” die onder deze categorie vallen verzenden automatisch een bericht als een trigger het proces in werking heeft gezet. Dit kan een e-mail zijn, een sms of een bericht op de website die wordt verzonden naar aanleiding van een bepaalde actie. De volgende “Automations” behoren tot deze categorie in ActiveCampaign en kunnen gebruikt worden voor het verzenden van berichten:

“Send email”

Deze actie stuurt een e-mail naar de contactpersoon die terecht is gekomen bij de stap van deze “Automation” in het proces. Het is mogelijk om de e-mail die hiervoor gebruikt wordt zelf te ontwerpen. Je kunt hierbij een bepaalde voorwaarde aan de “Automation” koppelen die ervoor zorgt dat de e-mail niet direct wordt verzonden. Zo kan het bericht perfect getimed worden.

“Send a site message”

Deze optie is alleen beschikbaar als je gebruik maakt van ActiveCampaign met een Professional of Enterprise account. Deze “Automation” zorgt ervoor dat je op een alternatieve manier kunt communiceren met contactpersonen. Het is dan mogelijk om een specifiek bericht op de website te laten zien als een bepaalde contactpersoon zich naar een bepaalde pagina begeeft. Je kunt ook gebruik maken van deze “Automation” als een contactpersoon op de website zoekt naar een bepaald product. Met dit bericht kun je dan bijvoorbeeld informatie tonen over het betreffende product, informatie geven of een aanbieding doen waardoor er sneller tot koop zal worden over gegaan. Om gebruik te maken van deze functie moet de sitetracking op de website wel zijn ingeschakeld.

“Send SMS”

Met deze “Automation” wordt er een SMS bericht verzonden naar een contactpersoon zodra hij een bepaalde stap in het proces heeft bereikt. Dit kan bijvoorbeeld een SMS bericht zijn met een unieke code die gebruikt kan worden om korting te krijgen bij de aankoop van een product. Als de contactpersoon zijn gegevens heeft ingevuld inclusief zijn mobiele telefoonnummer, dan kan de code bijvoorbeeld na het bevestigen van de gegevens en voordat de betaling door de contactpersoon wordt gedaan per SMS verzonden worden.

“Notify someone”

Met deze actie wordt er een e-mail verzonden naar jou of een andere gebruiker van ActiveCampaign binnen het bedrijf zodra een contactpersoon een bepaalde actie heeft uitgevoerd. Als een contactpersoon bijvoorbeeld op het punt staat om een aankoop te doen, dan kan de verkoopafdeling hiervan op de hoogte worden gesteld doormiddel van de e-mail die met deze “Automation” wordt verzonden.

Voorwaarden en proces

In deze categorie vallen alle “Automations” die ondersteuning bieden bij het ordenen en beheren van andere “Automations”. Deze categorie bevat dus acties die logica bieden en ervoor zorgen dat je georganiseerd te werkt kunt blijven gaan. Door gebruik te maken van de volgende “Automations” kun je effectief en efficiënt werken.

“Wait”

Met deze “Automation” wordt er, zodra er aan bepaalde voorwaarde is voldaan, gewacht met verdergaan naar de volgende handeling. Er zijn twee soorten voorwaarden waarmee je deze “Automation” in werking kunt zetten:

  • Wachten met verdergaan naar een volgende stap voor een bepaalde periode. Je kunt hierbij zelf aangeven hoe lang er gewacht moet worden.
  • Wachten totdat er aan specifieke voorwaarden is voldaan of tot de periode die je hebt ingesteld is afgelopen. Als je gebruik maakt van deze voorwaarde kun je de “Automation” laten pauzeren totdat de contactpersoon een bepaalde actie onderneemt of je de benodigde gegevens van de contactpersoon hebt om verder te kunnen gaan. Hierbij kun je denken aan het wachten met verdergaan in het proces totdat de e-mail die de contactpersoon heeft ontvangen is geopend.

“If / Else”

De “Automation If / Else” (Als / Anders) zorgt voor een splitsing in het proces. Er worden twee verschillende paden gemaakt die door de contactpersoon bewandeld kunnen worden. Je creëert hiervoor een pad met “Yes” als de contactpersoon aan de gestelde voorwaarden voldoet om verder te gaan op het “If” pad en een pad met “No” als de contactpersoon niet aan de gestelde voorwaarden voldoet. In dat geval komt hij terecht op het pad van “Else”. Door gebruik te maken van deze “Automation” kun je eenvoudig contacten op verschillende manieren behandelen en benaderen aan de hand van verschillende factoren. De voorwaarden die je voor deze “Automation” stelt kun je doen op basis van dezelfde voorwaarden die je kunt gebruiken voor het segmenteren van een lijst. Dit zijn voorwaarden als “Actions”, “Tags”, “Custom Fields” en andere contactgegevens.

“Split”

Met deze optie kun je “Automations” splitsen waarmee je bepaalde berichtgeving van campagnes kunt testen op de ontvangers. Er zijn twee soorten acties die je kunt gebruiken voor deze “Automation”:

  • Gelijke splitsing van de berichten. Hierbij worden test e-mail A en test e-mail B allebei naar één helft van de contacten gestuurd die je voor deze test hebt geselecteerd. Het bericht dat de beste uitwerking op de ontvanger heeft wint en wordt gebruikt in het proces voor het daadwerkelijk versturen van de e-mails naar de overige contactpersonen.
  • Splitsing van de berichtingeving in de test op basis van specifieke voorwaarden. In dit geval zullen alle contacten dezelfde weg bewandelen totdat er aan specifieke voorwaarden is voldaan. Vanaf dan zullen contactpersonen die aan die voorwaarden voldoen een andere weg inslaan. Als je gebruik maakt van deze mogelijkheid, dan zal er geen “beste” e-mail voor de campagne uit de bus rollen.

“Go to”

De “Automation” voor “Go to” kan worden gebruikt als contactpersonen naar een andere stap in de “Automation” verplaatst moeten worden. Dit is niet per definitie de direct volgende stap in het proces, maar kan ook een stap zijn die verderop in de “Automation” ligt. Als een contactpersoon bijvoorbeeld al aan bepaalde voorwaarden voldoet om een bepaalde stap over te kunnen slaan, dan kun je gebruik maken van deze mogelijkheid.

“Goal”

Deze optie werkt ongeveer hetzelfde als de “Go to” optie in een “Automation”. Het verschil met de eerder genoemde optie, is dat een klant niet naar een andere stap in het geautomatiseerde proces wordt gebracht. In plaats daarvan wordt de contactpersoon naar het einddoel gebracht, het einde van de “Automation”. Dit gebeurd als een contactpersoon voldoet aan de voorwaarden die er gesteld zijn om het einde van het pad te kunnen bereiken. Door gebruik te maken van deze optie kun je andere automatiseringen starten, gerichte berichten naar contactpersonen sturen, contactgegevens aanpassen, scores die betrekking hebben op het gedrag van de contactpersoon aanpassen en zelfs een contactpersoon aan een specifieke stap in een automatisering toevoegen bij de aanmelding voor het proces.

“Start an automation”

Deze actie is bedoeld om een “Automation” op te starten zodra een contactpersoon een bepaalde stap heeft bereikt. Als een contactpersoon bijvoorbeeld op een link in een e-mail heeft geklikt om te bevestigen dat zijn of haar gegevens gebruikt mogen worden, dan kan deze “Automation” ervoor zorgen dat het proces wordt gestart waarbij de contactpersoon wordt voorzien van informatie over een bepaald product of dienst.

“End this automation”

Je kunt van deze optie gebruik maken om een “Automation” op een bepaald punt te laten eindigen. Het proces van de “Automation” stopt normaal als een contactpersoon aan het einde van het proces is gekomen. Door gebruik te maken van de “End this automation” optie, kun je voor jezelf en andere gebruikers in ActiveCampaign duidelijk maken dat op dit punt het geautomatiseerde proces beëindigd wordt.

“End other automation”

In navolging van de vorige optie kun je met deze mogelijkheid een contactpersoon uit een “Automation” halen als hij terecht is gekomen bij deze stap. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een contactpersoon onderdeel is van een “Automation” waarbij hij informatie ontvang over een bepaald product zoals aanbiedingen en folders. Als de contactpersoon overgaat tot het kopen van het betreffende product, dan is het niet meer nodig om deze informatie te versturen. De contactpersoon is dan onderdeel geworden van een andere “Automation” en de eerdere “Automation” kan dus worden beëindigd.

“Webhook”

Met deze optie kan er een “Webhook” naar een ander programma worden gestuurd waarmee acties buiten ActiveCampaign geautomatiseerd kunnen worden. Je kunt bijvoorbeeld een “Webhook” aanmaken om een ​​account aan te laten maken voor de contactpersoon waar mee hij gebruik kan maken van de helpdesksoftware die jouw bedrijf gebruikt zodra er een nieuwe bestelling binnenkomt.

Contactpersonen

Onder de categorie contactpersonen of “Contacts” zoals ze in ActiveCampaign worden genoemd, vindt je “Automations” die betrekking hebben op verschillende acties die je kunt uitvoeren om contactpersonen te kunnen beheren. Dit zijn bijvoorbeeld handelingen zoals het aanpassen, toevoegen, verwijderen of controleren van gegevens. De “Automations” waar je van gebruik kunt maken in deze categorie zijn:

“Subscribe”

Met deze actie wordt een contactpersoon aan een lijst toegevoegd in ActiveCampaign. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden op het moment dat hij zijn gegevens via een formulier op de website heeft door gegeven en heeft bevestigd dat deze gegevens gebruikt mogen worden.

“Unsubscribe”

Deze “Automation” zorgt er in tegenstelling tot de “Subscribe Automation” juist voor dat een contactpersoon van een bepaalde lijst wordt verwijderd. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een bestelling plaatst voor het kopen van een product, dan kan hij worden verwijdert uit de lijst met potentiële klanten. Met behulp van de actie “Subscribe” kan de contactpersoon dan worden toegevoegd aan de lijst met klanten.

“Convert”

Met deze optie is het kan een contactpersoon een conversie activeren terwijl hij zich in een bepaalde “Automation” bevindt. Je kunt voor deze actie een bestaande conversie selecteren om te activeren of een nieuwe conversie maken.

“Update contact”

Door gebruik te maken van deze optie worden de gegevens van een contactpersoon bijgewerkt. Dit kunnen gegevens zijn die worden toegevoegd aan het bestand van een contactpersoon, aangepast of verwijderd. Je kunt gebruik maken van deze actie om gegevens toe te voegen aan een “Custom Field” die je zelf hebt toegevoegd aan het contactbestand. Dit kan bijvoorbeeld een veld zijn met “Status” waarin een contactpersoon van potentiële klant naar klant wordt omgezet.

“Add tag”

Als een contactpersoon een bepaalde stap in het proces bereikt, dan kun je door gebruik te maken van deze “Automation” labels aan de contactpersoon toekennen. Aan de hand van deze “Tags” is het later eenvoudiger om de contactpersoon te zoeken en bijvoorbeeld toe te voegen aan een “Segment” (subgroep) van een lijst. Met behulp van “Tags” kun je dan gericht campagnes versturen naar contactpersonen. Als een contactpersoon geïnteresseerd is in accessoires van de producten die je aanbiedt, dan kan met deze “Automation” de “Tag” voor accessoires automatisch aan de contactpersoon worden toegekend.

“Remove tag”

Net zoals er bij de eerder genoemde “Automation” voor het toevoegen van een “Tag” een label aan een contactpersoon kan worden toegekend, kan deze ook automatisch worden verwijdert. Dat kan door gebruik te maken van de optie “Remove Tag”. Het label dat aan de contactpersoon is toegekend en dat is omschreven bij deze optie kan worden verwijderd op het moment dat een contactpersoon een bepaalde stap in het proces bereikt heeft. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een klant een product heeft gekocht. Dan kan de “Tag” met “Interesse” voor het bepaalde product verwijdert worden.

“Add note”

Het toevoegen van notities aan een contactbestand kan automatisch worden gedaan door gebruik te maken van de optie “Add Note”. Deze informatie kan dan bijvoorbeeld goed van pas komen in het marketingproces van jouw bedrijf. Als een contactpersoon interesse heeft voor een specifiek product, dan kan er met deze “Automation” een notitie worden geplaatst die door de werknemers op de marketing en verkoopafdeling binnen jouw bedrijf gelezen kan worden. Hierin kan informatie staan over de acties die de contactpersoon heeft uitgevoerd, welke pagina’s er zijn bezocht, welke producten ze hebben bekeken en waar de interesses van de contactpersoon liggen. Met deze informatie kan contact worden gezocht met de contactpersoon om hem richting het kopen van een product te sturen.

“Adjust score”

Door punten (scores) toe te kennen aan contactpersonen, kun je achterhalen waar een contactpersoon precies in is geïnteresseerd. Een contactpersoon die de pagina voor product A vaak heeft bezocht en informatie over dit product heeft gezocht zal een hogere score hebben in het proces voor product A dan een klant die eenmalig naar de webpagina van dit product heeft gekeken. Met de “Automation” voor “Adjust score” kan het punten aantal bij een contactpersoon worden aangepast. Er kunnen punten aan de score worden toegevoegd of er vanaf worden getrokken. Dit is afhankelijk van de voorwaarden die je eraan stelt. Deze actie treedt dan in werking als een contactpersoon op een bepaalde stap in de “Automation” terecht is gekomen. Punten toekennen kan bijvoorbeeld als er een product wordt gekocht, punten aftrekken als een contactpersoon zich afmeldt voor een campagne.

CRM

In deze categorie vallen de opties die je voor een “Automation” kunt gebruiken die betrekking hebben op het doen van aanbiedingen richting contactpersonen. De functies die hiervoor beschikbaar zijn in ActiveCampaign zijn:

“Add deal”

Door deze optie te gebruiken kan er een aanbieding worden toegevoegd aan de “Automation” waarin een contactpersoon zich bevindt. Dit kan automatisch worden gedaan zodra een contactpersoon zich bij een bepaalde stap bevindt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een contactpersoon die interesse heeft in product A, hier informatie over zoekt en op het punt staat om dit product te kopen een aanbieding te doen voor product B. Dat product heeft dan bijvoorbeeld net iets meer functies en ligt in een iets hogere prijsklasse dan product A. Maar door de automatisch verstuurde aanbieding, kan de contactpersoon misschien toch worden overgehaald om product B te kopen. Je kunt deze actie gebruiken in combinatie met bijvoorbeeld een trigger met betrekking tot het puntenaantal van een contactpersoon. Als er een bepaalde score is behaald, dan wordt automatisch de aanbieding aangemaakt en in het proces verwerkt.

“Update title”

Met deze functie kan de titel die aan de aanbieding hangt automatisch worden bijgewerkt. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat in de titel de naam van de contactpersoon komt te staan waardoor de aanbieding persoonlijk gericht lijkt te zijn aan hem. Hiermee doe je aan een stukje klantenbinding, waardoor een contactpersoon eerder tot de koop van een product over zou kunnen gaan.

“Update status”

Een aanbieding of een “Deal” in ActiveCampaign is voorzien van een bepaalde status. Als de aanbieding wordt gedaan aan een contactpersoon dan staat de status van de “Deal” op “Open”. Wordt er gebruik gemaakt van de aanbieding door de contactpersoon dan is de status “Won”, maakt hij geen gebruik van de aanbieding die is gedaan dan is de status van de aanbieding “Lost”. Met deze optie is het dus mogelijk om aanbiedingen te markeren die gewonnen of verloren zijn. Aan de hand van de informatie uit die gegevens kun je dan nagaan wat er anders in een proces had gekund of wat er juist goed is gegaan zodat je dit in het vervolg ook kunt doen.

“Update owner”

“Deals” in ActiveCampaign hebben een bepaalde eigenaar. Dit is de gebruiker in ActiveCampaign die de verantwoordelijkheid heeft over de bepaalde aanbieding. Als een aanbieding gedaan wordt en de contactpersoon nog geen klant is, dan is de kans groot dat dit wordt gedaan door iemand van de marketing afdeling binnen het bedrijf. Zodra de contactpersoon een klant wordt en overgaat tot het kopen van een product kan de contactpersoon aan iemand van de verkoop afdeling worden toegewezen. Door gebruik te maken van de optie “Update owner” wordt dan automatisch de gebruiker in ActiveCampaign aangepast als de contactpersoon bij een specifieke stap in het proces is beland.

“Update value”

Met deze “Automation” kan de waarde van de aanbieding die aan een contactpersoon is gedaan automatisch worden aangepast. Als een contactpersoon bijvoorbeeld meerdere producten koopt en daardoor meerdere punten voor zijn score heeft gespaard, dan kan er extra korting worden gegeven op één van deze producten. Hiervoor wordt dan een aanbieding gedaan met een aangepaste waarde op basis van de acties die de contactpersoon heeft uitgevoerd.

“Update stage”

“Stages” zijn de fases die een aanbieding in een “Pipeline”, het complete proces dat tot de verkoop leidt, aanwezig zijn. De “Pipeline” bestaat uit meerdere “Stages” die als de stappen kunnen worden gezien die een contactpersoon moet doorlopen om aan het einde van het proces te komen. Door gebruik te maken van de “Automation” voor “Update Stage” kan een aanbieding naar een andere fase in het proces worden verplaatst. Hiermee kan het verkoopproces binnen het bedrijf eenvoudig worden geautomatiseerd. Als een contactpersoon bijvoorbeeld op een link klikt of reageert op een e-mail, dan kan de aanbieding verplaatst worden in het proces. Deze komt dan terecht bij een andere “Stage”.

“Add task”

Met de actie “Add task” worden nieuwe taken aangemaakt. Door gebruik te maken van deze optie zorg je ervoor dat de gegevens die je gebruikt overzichtelijk en georganiseerd blijven. Je ziet daardoor minder snel een bepaalde handeling over het hoofd. Het is met deze functie mogelijk om automatisch een taak toe te voegen als de fase waarin een contactpersoon zich bevindt wordt bijgewerkt. Er kan dan een taak worden aangemaakt die herinneringen koppelt aan alle taken die nog uitgevoerd moeten worden.

“Add note”

Net als onder de categorie contacten kan met deze functie automatisch een notitie worden toegevoegd aan het bestand van de aanbieding. Met deze informatie kan de verkoopafdeling bijvoorbeeld zien welke aanbieding er aan een contactpersoon gedaan is, welke voorwaarden er aan de aanbieding zijn gesteld en andere notities. Deze informatie kan van pas komen als een contactpersoon benaderd wordt door iemand van de afdeling verkoop. Er kan dan gericht een gesprek worden aangeknoopt met de contactpersoon om een bepaald product te verkopen.

“Complete task”

Met deze “Automation” wordt een tak afgesloten als deze is voltooid. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van deze mogelijkheid om jouw werkdag te automatiseren. Je kunt dan georganiseerd te werk gaan en zien welke taken er nog uitgevoerd moeten worden. Deze taken zullen voltooid worden als de contactpersoon bepaalde acties uitvoert die voldoen aan de voorwaarden in de taak. Is de taak afgerond, dan treedt de functie “Complete task” automatisch in werking.

“Adjust score”

Net als bij contacten kan er ook in het CRM gedeelte van ActiveCampaign gebruik worden gemaakt van een functie die het punten aantal aanpast. In dit geval gaat het dan om de score die aan de aanbieding (“Deal”) wordt gehangen. Er kunnen punten worden toegekend of worden afgetrokken van een bepaalde aanbieding.

Comment Section

0 reacties op “Typen Automations

Plaats een reactie


*